Могут ли отказать в выплате авансового отчета за проезд в отпуск, если документы поданы с опозданием.

Несвоевременно сданный отчет может привести к тому, что налоговые органы включат неиспользованные и невозвращенные суммы в облагаемый НДФЛ доход недобросовестного сотрудника, а организация получит в акте проверки замечание о нарушении Порядка ведения кассовых операций и установленных правил расчетов с подотчетными лицами. Но, несмотря на то что сотрудник не отчитался в срок, право собственности на полученную под отчет сумму к нему не переходит. Следовательно, эта сумма не является его доходом и с нее не нужно удерживать НДФЛ (ст. ст. 41 и 210 НК РФ).

Однако часто налоговые инспекторы на местах склоняются к тому, что организация должна удержать НДФЛ с суммы аванса, за которую работник не отчитался в срок. Поэтому они могут доначислить НДФЛ, если авансовый отчет был составлен позже установленного срока.

Нужно учесть, что подотчетные суммы, не подтвержденные документами и не возвращенные в срок, это не доход работника, а его задолженность перед организацией. Такую задолженность организация в установленном законом порядке имеет возможность удержать из его заработной платы, взыскать с него в судебном порядке. Доходом сотрудника указанная задолженность может стать только в случае прощения долга. Из гл. 23 НК РФ также не следует, что неподтвержденные авансы у подотчетных лиц являются их материальной выгодой. Аналогичные разъяснения даны в Письмах Федеральной службы по труду и занятости РФ от 11.03.2009 N 1144-ТЗ и от 09.08.2007 N 3044-6-0. К такому же выводу приходят суды (Постановления ФАС Уральского округа от 19.08.2004 N Ф 09-3354/04-АК и ФАС Центрального округа от 08.01.2004 N А 54-2875/03-С 21).