Как провести заочное собрание участников ООО и не нарушить закон - вопросы изменения Устава и нотариального заверения

199₽ VIP

Здравствуйте, Наталия!

1. Для проведения заочного собрания в ООО в обществе должен быть принят внутренний документ о принятии решения таким путем, иначе подобное решение считается недействительным.

2. Отсутствие в Уставе ООО положений, предусматривающий заочный способ проведения общих собраний участников, не является основанием для признаний решений общих собраний недействительными, если протоколы собраний подписаны участниками (Постановление ФАС №Ф 05-10157).

3. Внутренние документы - это документы, регулирующие внутреннюю деятельность общества с ограниченной ответственностью (пп. 8 п. 2 ст. 33 Закона «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

4. Таким образом, выносите внутренний документ ООО, о возможности проведения заочного собрания, созываете, проводите и решаете все необходимые вопросы, в том числе включите пункт в Устав о заочном голосовании, чтобы в будущем не пришлось его переделывать.

В соответствии со ст. 38 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ (ред. от 02.07.2021, с изм. 25.02.2022) "Об обществах с ограниченной ответственностью",

Решение общего собрания участников общества может быть принято без проведения собрания (совместного присутствия участников общества для обсуждения вопросов повестки дня и принятия решений по вопросам, поставленным на голосование) путем проведения заочного голосования (опросным путем). Такое голосование может быть проведено путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, обеспечивающей аутентичность передаваемых и принимаемых сообщений и их документальное подтверждение.

Всех благ Вам!

Нет, изменений в Устав вносить не надо.

Процедура проведения заочного собрания устанавливается внутренним документом предприятия.

По закону, чтобы провести собрание заочно, во внутреннем документе компании нужно расписать правила. Что это за документ и достаточно ли правила включить в устав, закон не поясняет. При этом есть суды, которые считают, что недостаточно лишь в уставе указать на проведение собрания в заочной форме. Этот порядок нужно прописывать в отдельном положении.

То есть, по идее, такие Правила может принять Исполнительный орган общества.

Заверять нигде не надо

Провести собрание участников ООО можно не только в очной, но и в заочной форме, например, до конца 2020 года это правило действовало для всех видов собраний — не только для внеочередных, но и для очередного годового, ввиду ограничений по поводу пандемии.

Процедура проведения заочного собрания устанавливается внутренним документом предприятия.

Голосование по вопросам повестки дня осуществляется посредством бюллетеней — каждый участник общества должен заполнить документ, подписать его и отправить на имя компании.

Участники общества с ограниченной ответственностью обязаны собираться вместе хотя бы один раз в год. Это нужно для того, чтобы подвести итоги проделанной работы (ст. 34 федерального закона «Об обществах…» от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

По общему правилу такое собрание нужно провести не ранее 28 (29) февраля и не позднее 30 апреля года, следующего за отчетным.

Решение о том, очное или заочное собрание участников ООО будет проводиться, принимает исполнительный орган общества (состав его членов утверждается уставом).

Проведение собрания — многоступенчатый процесс, порядок реализации которого общество определяет самостоятельно (п. 3 ст. 38 ФЗ № 14).

Как сказано выше, право общества на проведение собрания в заочной форме должно устанавливается отдельным внутренним документом. В нем же должен быть прописан порядок проведения собрания. Без такого документа проводить заочное собрание не стоит — высока вероятность того, что суд признает его результаты недействительными.

Чаще всего применяется стандартная схема проведения заочного собрания — организаторам потребуется:

Принять решение о проведении собрания.

Провести голосование.

Подвести итоги.

Подготовка документов и принятие решения

Чтобы инициировать проведение собрания в заочной форме, нужно принять решение о его проведении и зафиксировать его в протоколе. Это также можно сделать заочно — члены исполнительного органа общества могут выразить свое мнение документально и направить его по электронной или обычной почте.

В решении о проведении заочного собрания ООО укажите:

информацию о том, что мероприятие будет проведено в заочной форме путем опросного голосования;

последний день приема опросных листов;

повестку дня;

порядок уведомления участников ООО о предстоящем собрании;

перечень материалов, предоставляемых участникам общества;

наименование органа, принявшего решение о проведении собрания.

Правило об обязательном уведомлении участников о предстоящем собрании не менее чем за 30 дней до его проведения при проведении заочного собрания не действует (п. 2 ст. 38 ФЗ № 14). Участники узнают о голосовании в момент получения бюллетеня, который им потребуется заполнить.

Проведение собрания

Заочный формат собрания не предусматривает личного присутствия участников общества — голосование по вопросам повестки дня можно провести дистанционно (п. 1 ст. 38 ФЗ № 14):

по телефону;

по почте (обычной или электронной);

посредством телеграфа или телетайпа;

через интернет.

Форма бюллетеня, используемого для заочного голосования, законом не утверждена — можете разработать ее самостоятельно. Главное, укажите в нем:

наименование документа;

дату проведения собрания и дату окончания приема бюллетеней (они должны совпадать);

вопросы повестки дня, по которым будет вестись голосование;

способ принятия решения обществом;

форму для голосования с указанием вопросов и отметок «ЗА», «ПРОТИВ», «ВОЗДЕРЖАЛСЯ» для каждого из них;

перечень обстоятельств, при возникновении которых бюллетень будет признан недействительным, а содержащиеся в нем голоса не будут учтены при подсчете общего числа голосов.

Подсчет голосов

В отличие от акционерных обществ ООО не имеют ни счетной комиссии, ни регистратора. Учредители общества могут возложить обязанность по подсчету голосов на любого из участников. Главное — зафиксировать этот факт документально.

Лицо, ответственное за подсчет голосов, получает заполненные бюллетени (по почте или через интернет) и производит их обработку. Полученные результаты указываются в протоколе заочного собрания ООО.

Составление протокола собрания

По итогам голосования составляется протокол в письменной форме (п. 3 ст. 81.2 ГК РФ).

Срок, отведенный на составление протокола, утверждается уставными документами общества. Если уставом срок не предусмотрен, нужно соблюдать условие, установленное п. 1 ст. 63 закона «Об акционерных…» от 26.11.1995 № 208-ФЗ: протокол должен быть составлен в течение трех рабочих дней с даты окончания приема бюллетеней.

В протоколе собрания укажите (п. 4 ст. 181.2 ГК РФ):

дату и способ проведения собрания;

сведения об участниках общества, принявших участие в голосовании;

результаты голосования по каждому из вопросов, включенных в повестку дня;

сведения о лицах, которые вели подсчет голосов;

данные лиц, голосовавших против принятия решения и потребовавших внести сведения об этом в протокол.

Нотариальное удостоверение протокола собрания, проведенного в заочном формате, не требуется — такое собрание не предполагает личной встречи, значит, и нотариус на нем присутствовать не сможет. Федеральная нотариальная палата в письме «О направлении…» № 2405/03-16-3 от 01.09.2014 это подтверждает (п. 6.1).

В статье 38 данного закона сказано: Порядок проведения заочного голосования определяется внутренним документом общества

То,есть вначале вам нужно на уровне ООО принять Порядок проведения заочного голосования, а только потом проводить общее собрание, решение на котором будет принято путем проведения заочного голосования (опросным путем). В ФЗ Об ООО не содержится запрета на то, чтобы вы таком собрании приняли решение о Порядке заочного голосования Само же решение общего собрания не требуется нотариально заверять.

Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ (ред. от 02.07.2021, с изм. 25.02.2022) "Об обществах с ограниченной ответственностью"

Статья 38. Решение общего собрания участников общества, принимаемое путем проведения заочного голосования (опросным путем)

Перспективы и риски арбитражных споров и споров в суде общей юрисдикции. Ситуации, связанные со ст. 38

Развернуть

1. Решение общего собрания участников общества может быть принято без проведения собрания (совместного присутствия участников общества для обсуждения вопросов повестки дня и принятия решений по вопросам, поставленным на голосование) путем проведения заочного голосования (опросным путем). Такое голосование может быть проведено путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, обеспечивающей аутентичность передаваемых и принимаемых сообщений и их документальное подтверждение.

КонсультантПлюс: примечание.

Действие абз. 2 п. 1 ст. 38 приостановлено до 31.12.2022 включительно. В 2022 г. общее собрание по данным вопросам по решению исполнительного органа может быть проведено в форме заочного голосования (опросным путем) (ФЗ от 25.02.2022 N 25-ФЗ).

Решение общего собрания участников общества по вопросам, указанным в подпункте 6 пункта 2 статьи 33 настоящего Федерального закона, не может быть принято путем проведения заочного голосования (опросным путем).

2. При принятии решения общим собранием участников общества путем проведения заочного голосования (опросным путем) не применяются пункты 2, 3, 4, 5 и 7 статьи 37 настоящего Федерального закона, а также положения пунктов 1, 2 и 3 статьи 36 настоящего Федерального закона в части предусмотренных ими сроков.

3. Порядок проведения заочного голосования определяется внутренним документом общества, который должен предусматривать обязательность сообщения всем участникам общества предлагаемой повестки дня, возможность ознакомления всех участников общества до начала голосования со всеми необходимыми информацией и материалами, возможность вносить предложения о включении в повестку дня дополнительных вопросов, обязательность сообщения всем участникам общества до начала голосования измененной повестки дня, а также срок окончания процедуры голосования.

Ответ отключен модератором

Логично да, Какой смысл разводить бюрократию, провести заочно, внести изменения в Устав, нотариально удостоверено будет изменение, заявление о внесении изменений в Устав в ЕГРЮЛ.