Использование электронной почты в судебном процессе - нарушение инструкций и возможные последствия

Рассматривается гражданское дело. Судья сделала запрос истцу и третьему лицу. Ответы поступили в суд по электронной почте в приемную (канцелярию) суда (без всяких там электронных подписей). Сотрудник канцелярии ответы зарегистрировал и отнес судье. Судья эти ответы приобщил к материалам дела и они легли в основу решения. ВОПРОС. Есть ли в данном случае нарушение судебных инструкций со стороны работника канцелярии? Есть ли здесь нарушение судебных инструкций, ГПК со стороны судьи? Будет ли это основанием к отмене решения? Является ли такая практика распространенной?