Нужно ли какое то разрешение на составление смет и нужно ли их как то заверять, подписывать, согласовывать с какими либо органами?

Обычно их составляет человек, владеющий нормами о сметной стоимости работ. Никакого особого разрешения не нужно. Если имеется в виду смета к договору, она согласовывается и подписывается сторонами договора при его заключении. Естественно есть и подписи лица, составившего смету. Дополнительное согласование с органами не требуется.