Правомерны ли их действия и что в случае необходимости нужно делать?

Здравствуйте! Подавали документы на поступление в университет, в частности оригинал аттестата. По личным обстоятельствам в течении года не было возможности обратиться в приемную комиссию чтобы забрать документы. В данный момент при обращении в архив университета отказываются возвращать документы, мотивируя тем что архивариус ответственный за эту процедуру находится в отпуске и в целом мы должны были забрать документы в течении суток, то есть сейчас мы должны подстраиваться под возможности университета. Аттестат необходим для срочного официального трудоустройства на работу. правомерны ли их действия и что в случае необходимости нужно делать?