Правомерен ли данный отказ и как нам быть в данной ситуации?

Здравствуйте! Мой муж отбывает наказание в ик. У него подошел срок подачи ходатайства на удо. Я являюсь его законным представителем на основании доверенности. Я собрала все необходимые документы и привезла лично в колонию 28 апреля 2015 года. Ходатайство было написано от моего имени на моего мужа. 5 мая в 9 часов вечера моему мужу такой же осужденный, как и он сам, приносит весь комплекс документов с распиской для спец отдела в том, что он эти документы получил. Я позвонила в спец отдел, узнать, для чего вообще моему мужу принесли все документы, там мне ничего внятного сказать не смогли, кроме 'пусть он идет в воспитательный отдел и отдает лично!'. Вчера, т.е. 6 мая, он пошел в воспитательный отдел, но там у него тоже отказались принимать документы мотивируя тем, что мое ходатайство подписано 28 апреля! Правомерен ли данный отказ и как нам быть в данной ситуации? Документы я собирала почти 1,5 месяца. Куча справок, характеристик... У некоторых документов срок действия всего 1 месяц...@