Как в организации регистрируются входящие документы?

Регистрация входящих документов осуществляется в соответствии с принятым в организации локальным нормативным актом по делопроизводству.

Обоснование: Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.

При этом регистрационно-учетная форма - это документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля (пп. 84, 86 п. 3.2.2 разд. 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)).

Необходимость регистрации входящих документов

Законодательством РФ не установлена обязанность по регистрации входящих документов. Работодатель вправе установить такой порядок своим локальным нормативным актом, например положением о документообороте или инструкцией по делопроизводству.

Регистрация входящих документов осуществляется с целью их учета, поиска и контроля исполнения. Однако не все входящие документы нужно регистрировать. Поэтому перед регистрацией производится сортировка входящих документов на подлежащие и не подлежащие регистрации согласно перечню, утвержденному работодателем.

К документам, не подлежащим регистрации, могут относиться документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма, рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и др. (разд. 3.4.2 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 (далее - Методические рекомендации N 76)).

Все остальные входящие документы, которые подлежат исполнению, содержат руководящие указания и справочную информацию, регистрируют в обязательном порядке.

Порядок регистрации входящих документов

Порядок регистрации входящих документов организация устанавливает в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству или положении о документообороте, с которым нужно под роспись ознакомить работника, ответственного за регистрацию входящих документов (ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1, абз. 10 ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

При разработке этого документа рекомендуется учесть положения, в частности:

-ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденный Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016);

-Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", разработанные ВНИИДАД (далее - Методические рекомендации по ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Также возможно учесть Решение Коллегии Евразийской экономической комиссии от 05.05.2015 N 46 "О Правилах внутреннего документооборота в Евразийской экономической комиссии".

Коммерческим организациям целесообразно использовать еще и Методические рекомендации N 76.

В отдельном разделе "Работа с входящими документами" такого локального нормативного акта указываются, в частности:

-виды входящих документов, подлежащих и не подлежащих регистрации;

-место и способ регистрации входящих документов: у ответственного лица или в соответствующем структурном подразделении;

-лица, на которых возлагаются обязанности и ответственность за регистрацию входящих документов (секретарь, делопроизводитель, лица, назначенные в структурных подразделениях);

-процедура обработки входящих документов (прием и первичная обработка, регистрация, распределение документов для принятия управленческих решений, направление документов ответственным исполнителям, исполнение, контроль исполнения, формирование исполненных документов в дела) - поэтапно с указанием срока выполнения для каждого этапа;

-правила регистрации входящих документов, включая сроки регистрации, порядок нумерации входящих документов, структуру регистрационного номера, реквизиты регистрационно-учетной формы.

Как правило, входящие документы регистрируются один раз независимо от того, сколько раз и какими способами документ под одним и тем же исходящим номером был отправлен (разд. 3.4.4 Методических рекомендаций N 76):

-в день их поступления;

-на следующий рабочий день (в случае поступления документа в нерабочее время);

-незамедлительно (в случае поступления документа с отметками "Срочно", "Оперативно").

Отметка о поступлении документа

На каждом регистрируемом входящем документе делается отметка о поступлении документа. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию. Она проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. При отсутствии места для нее на лицевой стороне входящего документа отметка ставится на оборотной стороне листа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят только на первой странице (разд. 4, п. 5.27 разд. 5 ГОСТ Р 7.0.97-2016, Приложение Б к ГОСТ Р 7.0.97-2016, п. 4.27 Методических рекомендаций по ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется от руки или с помощью штампа на всех зарегистрированных входящих документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов (п. 5.27 разд. 5 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Отметка должна содержать (разд. 4, п. п. 5.11, 5.27 разд. 5 ГОСТ Р 7.0.97-2016):

-дату поступления;

-входящий регистрационный номер документа (порядковый номер входящего документа, который может быть дополнен цифровыми или буквенными кодами согласно используемым организацией классификаторам);

-время поступления в часах и минутах и способ доставки документа (при необходимости).

Пример. Отметка о поступлении документа

вх. N

от "___" 2019 г.

Регистрационный номер входящего документа

Регистрационный номер документа - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.). Если документ составлен совместно двумя и более организациями, то проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа (разд. 4, п. 5.11 разд. 5 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Таким образом, регистрационный номер документа - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

При регистрации, как правило, используется сквозная нумерация порядковых номеров (в порядке возрастания) в течение календарного года с 1 января по 31 декабря.

Структура регистрационного номера входящего документа устанавливается организацией в локальном нормативном акте по делопроизводству с учетом применяемых ею классификаторов (справочников): структурных подразделений; видов документов; должностных лиц; корреспондентов; предметно-тематического (вопросов деятельности); указаний по исполнению документов; исполнителей и др.

Каждый входящий регистрационный номер должен быть уникален. Это значит, что два входящих документа с разными исходящими номерами не могут иметь один и тот же входящий регистрационный номер.

Регистрационно-учетная форма

Порядок оформления регистрационно-учетной формы не регламентирован, как и не установлена форма названного документа, поэтому каждая организация вправе разработать и утвердить ее самостоятельно, закрепив это в локальном нормативном акте организации (инструкции по делопроизводству, положении о документообороте).

Регистрационно-учетную форму можно вести на бумажном носителе или в электронном виде. При ведении формы на бумаге нужно надлежащим образом пронумеровать ее листы, прошить их и скрепить печатью организации (при наличии).

Регистрационно-учетная форма (например, регистрационный журнал учета входящих документов) может содержать следующие реквизиты:

-порядковый номер записи;

-дату поступления документа (дату передачи документа в организацию из почтового отделения, от курьера или дату получения документа по факсу или электронной почте);

-входящий регистрационный номер документа;

-отправителя документа (контрагента);

-тему или краткое содержание документа;

-отметку о наличии приложений;

-получателя документа (руководителя организации, его заместителя, руководителя структурного подразделения и др.);

-исполнителя (работника, которому документ передан на исполнение);

-расписку в получении;

-примечания.

Такая структура регистрационного журнала учета входящих документов является примерной. Каждая организация по собственному усмотрению определяет перечень реквизитов, включаемых в журнал, и при необходимости может как добавить, так и убрать отдельные графы.

При оформлении титульного листа регистрационно-учетной формы указываются: организационно-правовая форма и название организации; наименование вида регистрируемых документов (в данном случае - входящих документов); дата начала и окончания ведения формы; должность и Ф.И.О. работника, ответственного за ведение регистрационно-учетной формы.

Если регистрационно-учетная форма ведется в электронном виде с помощью специализированных программ, то дублировать ее на бумажном носителе не нужно, если такое требование не закреплено в локальных нормативных актах организации.

Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля поступающих документов, в том числе по электронной почте, отправлений почты фельдъегерской связью, должны храниться пять лет (п. "г" ст. 258 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

После проставления отметки о поступлении документа и внесения данных о входящем документе в регистрационно-учетную форму его направляют адресату на рассмотрение и далее по назначению соответствующим исполнителям.