Стать :Как подготовиться к проверке трудовой инспекции?

Стать: Как подготовиться к проверке трудовой инспекции?

Нарушения в сфере трудового законодательства могут обернуться для работодателя существенными штрафами. Как избежать претензий трудовых инспекторов, какие документы проверить перед их визитом, описание внизу.

Главный орган, контролирующий порядок соблюдения трудового законодательства, — федеральная инспекция труда (ст. 354 ТК РФ). На уровне регионов надзор за соблюдением норм ТК РФ и других нормативных актов компаниями и ИП осуществляют государственные инспекции труда (ГИТ).

Виды проверок, порядок их проведения, основания для проверок зафиксированы в ст. 360 ТК РФ, Постановлении Правительства РФ от 01.09.2012 № 875, Федеральном законе от 26.12.2008 № 294-ФЗ и в других нормативных правовых актах, касающихся трудового права.

Необходимо заранее определиться с кругом лиц, уполномоченных сопровождать проверку, и зонами их ответственности. Как правило, такими лицами являются штатный или внештатный юрист, представитель службы безопасности, бухгалтер и представитель кадровой службы. На малых предприятиях обычно коммуникацию с инспекторами ведет юрист.

Проверка контролирующих органов – не лучшее время для шлифовки навыков импровизации. Заблаговременная подготовка предприятия к проверке увеличивает шансы на ее эффективное прохождение и минимизирует финансовые, репутационные и кадровые потери.

Я рекомендую разделить процесс на три блока: подготовка документов, подготовка персонала и обеспечение безопасности бизнеса.

Подготовка документов.

Проведите кадровый аудит для проверки наличия на предприятии всех документов, ведение которых предусмотрено законом. По результатам такого аудита будут выявлены документы, которых не хватает и/или документы, не соответствующие требованиям закона по своему содержанию или форме. Следующим этапом станет создание и/или приведение в соответствие с законом таких документов.

Также следует проверить бухгалтерскую документацию относительно правильности начисления и своевременности выплаты заработных плат и других платежей, наличия актов выполненных работ и проведения расчетов по гражданско-правовым договорам.

Подготовка персонала.

На сайте Роструда есть специальный сервис с проверочными листами. Здесь можно проверить трудовые договоры, документы по охране труда, правомерность привлечения к работе в выходные и т.д. Для этого достаточно ответить на предлагаемые вопросы.

По итогам анализа сервис сформирует акт, в котором будут видны допущенные компанией нарушения. С помощью этого акта работодатель сможет устранить ошибки до прихода трудовых инспекторов.

Беседа с работниками – самый быстрый для инспектора способ получить информацию о реальном состоянии дел на предприятии. Учитывая неосведомленность большинства

Работников относительно их прав и обязанностей при коммуникации с представителями контролирующих органов, а также не понимания значения предоставляемых ими ответов для квалификации правонарушений, работник может навредить предприятию даже не желая того.

Поэтому инструктаж персонала по их правам, порядку действий при проверке и запрещенных тем является обязательным элементом подготовки предприятия к проверке.

Подготовить персонал можно разными способами: разослать инструкции с алгоритмом действий сотрудников при проверке, пригласить юриста для проведения тематического тренинга/семинара или провести его самостоятельно. Важно получить обратную связь от работников и убедиться, что они правильно восприняли и усвоили информацию.

Обеспечение безопасности бизнеса.

Для того чтобы проверка не превратилась в хаос, она должна быть контролируемой. Именно наличие четкого алгоритма действий при проверке и определение ответственных лиц за ее сопровождение обезопасит предприятие от злоупотреблений со стороны контролирующих органов, нежелательной утечки информации, стресса работников.

Правовые документы:

-Ст. 360 ТК РФ, Постановлении Правительства РФ от 01.09.2012 № 875, Федеральном законе от 26.12.2008 № 294-ФЗ;

-Ст. 354 ТК РФ

#Инспекция труда #документы #бизнес #бухгалтер #юрист #кадры #закон#