Проведение проверки в документарной форме осуществляется трудовой инспекцией в соответствии с Трудовым кодексом РФ, Законом N 248-ФЗ и Положением N 1230.
Документарная проверка может быть только внеплановой (п. 35 Положения N 1230). Особенностью документарной проверки является то, что в рамках её проведения трудовым инспектором исследуются исключительно сведения, содержащиеся в представленных работодателем документы и письменные объяснения, связанные с целью, задачами и предметом проверки, без выезда к работодателю (ч. 1, ч. 3 и ч. 6 ст. 72 Закона N 248-ФЗ, абз. 3 ч. 1 ст. 357 ТК РФ).
Инспектором труда может быть инициировано проведение экспертизы представленных работодателем документов (ч. 3 ст. 72, ст. 84 Закона N 248-ФЗ, п. 44 Положения N 1230).
Непосредственно перед началом проведения документарной проверки инспектором рассматриваются уже имеющиеся в государственной инспекции труда документы работодателя и сведения о них (акты предыдущих проверок, ранее выданные предписания и иные материалы). В случае отсутствия или недостаточности таких документов для проведения проверки, работодателю направляется требование представить необходимые документы и объяснения в письменной форме (ч. 2 и ч. 4 ст. 72 Закона N 248-ФЗ).
Какие конкретно документы и объяснения будут истребованы зависит от предмета проводимой проверки, а также от объема документов уже имеющихся в распоряжении трудовой инспекции.
Документарная проверка в большинстве случаев проводится по обращениям граждан о нарушении работодателем трудового законодательства (п. 1 ч. 1 ст. 57 Закона N 248-ФЗ). В рамках такой проверки инспектор труда не вправе требовать у проверяемого работодателя сведения и документы, если они не относятся к предмету проверки (п. 5 ст. 37, ч. 6 ст. 72 Закона N 248-ФЗ). Поэтому в рамках проведения документарной проверки перечень запрашиваемых документов и информации ограничен и напрямую зависит от содержания жалобы гражданина. К примеру, если проверка проводится по обращению одного работника о нарушении его трудовых прав, то инспектор труда вправе требовать документы и информацию в отношении только этого работника.
Перечень документов и объяснений, которые должен предоставить работодатель, указывается в решении о проведении документарной проверки, оформленном по типовой форме, утв. приказом Минэкономразвития России от 31.03.2021 N 151 (приложение N 6).
Внеплановая документарная проверка проводится без согласования с прокуратурой (ч. 9 ст. 72 Закона N 248-ФЗ).
Работодатель обязан представить истребуемые документы вместе со всеми пояснениями не позднее 10 рабочих дней со дня получения запроса (ч. 4 ст. 72 Закона N 248-ФЗ). Непредставление в установленный срок запрашиваемых документов является основанием для возбуждения инспектором дела об административном правонарушении в отношении виновных должностных лиц работодателя по ст. 19.7 КоАП РФ.
Истребуемые документы направляются в форме электронного документа посредством сервиса "Электронная проверка" через личный кабинет на портале "Онлайнинспекция. Рф" (информация Роструда от 20.11.2020), либо на бумажном носителе работодателем лично или через представителя либо направлены по почте заказным письмом. На бумажном носителе представляются подлинники документов либо заверенные работодателем копии. В случае представления заверенных копий истребуемых документов инспектор вправе ознакомиться с подлинниками документов. Не допускается требование нотариального удостоверения копий представляемых документов (ч. 2 и ч. 3 ст. 80 Закона N 248-ФЗ).
Если документы на бумажном носителе будет предоставлять представитель работодателя, то у него должна быть доверенность на право представлять интересы организации (индивидуального предпринимателя) в государственной инспекции труда, оформленная в соответствии с требованиями ст. 185 ГК РФ.
Предоставляемые работодателем для проведения проверки документы, как правило, рассматриваются инспектором сразу в присутствии работодателя. Однако в некоторых случаях для этого может потребоваться несколько дней. Когда в представленных работодателем документах выявлены ошибки и (или) противоречия, либо выявлено несоответствие, то трудовой инспектор запрашивает дополнительные пояснения в письменной форме, которые должны быть представлены в течение 10 рабочих дней. Работодатель вместе с пояснениями также вправе представить дополнительно любые документы, подтверждающие достоверность ранее представленных документов и информации (ч. 5 ст. 72 Закона N 248-ФЗ).
Срок проведения документарной проверки не может превышать 10 рабочих дней.
При этом в указанный срок не включается время, установленное Законом N 248-ФЗ для подготовки работодателем запрашиваемых документов (10 рабочих дней), а также время для подготовки работодателем пояснений относительно выявленных ошибок, несоответствий и (или) противоречий в представленных документах (10 рабочих дней) (ч. 7 ст. 72 Закона N 248-ФЗ, п. 46 Положения N 1230).
Когда представленные работодателем документы и письменная информация позволяет инспектору сделать выводы по результатам проверки, то в день окончания проверки, но не позже последнего дня срока её проведения, инспектором составляется акт по типовой форме, утв. приказом Минэкономразвития России от 31.03.2021 N 151 (приложение N 13).
Если же документы и пояснения, необходимые инспектору для проведения проверки, представлены не будут или иные действия работодателя влекут невозможность её завершения, то государственный инспектор труда составляет акт о невозможности проведения документарной проверки и вправе принять решение о проведении повторной такой же проверки (ч. 10 и ч. 11 ст. 65 Закона N 248-ФЗ).
Уклонение работодателя от проведения проверки или воспрепятствование его проведению влечет ответственность по ч. 1 ст. 19.4 и ст. 19.7 КоАП РФ (ч. 12 ст. 65 Закона N 248-ФЗ).
