Напоминалка бухгалтерам: Рассчитайтесь с сотрудниками до конца апреля!

Рабочее время в пятницу 29 апреля на час не сокращается, поскольку она не предшествует непосредственно праздничному дню 1 мая. Но 4 мая надо будет выходить на работу не всем. В ряде регионов 4 и 5 мая - региональные праздничные дни (подробно - в статье). Какие выплаты надо перечислить сегодня работникам, читайте в этой статье.

Выдайте зарплату заранее

Дата выдачи зарплаты за апрель зависит от того, какие сроки прописаны у вас в компании. Если с 1‑го по 3‑е число, то рассчитаться с работниками нужно не позже 29 апреля. Остальные компании могут выдать зарплату в свои обычные сроки. Формулировка в приказе может быть следующей: «В связи с длительными майскими праздниками выплатить заработную плату за вторую половину апреля 29 апреля».

На цифрах

Компания выдает зарплату за первую половину месяца 20-го числа, за вторую — 5-го числа следующего месяца. Срок для зарплаты за апрель выпал на 5 мая — это рабочий день. Директор распорядился выдать зарплату заранее — 29 апреля. В таком случае между 29 апреля и 20 мая будет 21 день. Формально это нарушение правила о выплате зарплаты не реже чем каждые полмесяца. И в данном случае это произошло не из-за выходных или нерабочих дней, а по желанию самой компании. На практике проверяющие, как правило, считают такое нарушение сроков формальным и не требуют платить чаще.

При выдаче зарплаты 29 апреля у вас может не быть всех данных, например, для расчета премии или сдельной оплаты. Тогда действуйте так. Выдайте работникам в этот день ту сумму, которую сможете посчитать, а в мае определите окончательную сумму и доплатите разницу, например, 11 мая. Нарушением это не будет.

Когда удержать НДФЛ.

По общему правилу до конца месяца, за который начислена зарплата, доход в виде оплаты труда не считается полученным и НДФЛ с него удержать нельзя. Но оно не применяется, если на день зарплаты уже известно, что никаких других доходов компания выплачивать в этом месяце не планирует. Поэтому при выдаче зарплаты 29 апреля удержите НДФЛ и не позже 4 мая перечислите его в бюджет. Это не нарушение.

Согласуйте отпуска и выплатите отпускные

+

Чтобы продлить отдых и не выходить между майскими праздниками, работники могут попросить отпуск. Выплатить отпускные надо не позднее чем за три полных календарных дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК, письмо Минтруда от 05.09.2018 № 14-1/ООГ-7157). Например, отпуск работника начинается в субботу 30 апреля. Тогда последний день, чтобы его оплатить, — вторник 26 апреля. Если отпуск начинается 2 мая, оплатить его нужно не позднее 28 апреля. Предупредите сотрудников, что у них есть выбор: получить больше денег или сохранить дни отпуска. Это зависит от того, на какие дни они напишут заявление. В мае праздничных дней два — 1 и 9 мая. Остальные дни просто выходные, в том числе 3 и 10 мая. На эти дни перенесли выходные дни 1 и 2 января, праздничные дни перенести нельзя.

На цифрах

Сотрудник не планирует выходить на работу между майскими праздниками, руководство согласилось предоставить на эти дни отпуск. Он может написать заявление на отпуск с захватом выходных дней или только на три дня с 4 по 6 мая. Рассмотрим два варианта.

+

Вариант 1. Работник хочет больше денег — тогда отпуск лучше оформить с захватом выходных и указать в заявлении: «Прошу предоставить мне очередной ежегодный оплачиваемый отпуск на период с 30 апреля по 10 мая 2022 года». Фактически сотрудник будет отдыхать 11 календарных дней, а отпускные получит за девять дней — за минусом 1 и 9 мая. Причем из этих дней рабочими будут только три. Отпускные он получит 26 апреля.

Вариант 2. Сотрудник хочет сохранить дни отпуска, тогда он оформит отпуск на три дня с 4 по 6 мая. По сравнению с первым вариантом сотрудник получит меньше отпускных, но сохранит шесть дней отпуска (9 — 3) на будущий отдых. Отпускные безопаснее выплатить не позднее 29 апреля.

+

Скорректируйте график отпусков. По общему правилу в отпуск сотрудники идут по графику. Возможно, майский отпуск изначально был прописан в графике. Если его там нет или работник хочет поменять даты, потребуется заявление. Но перенести или изменить даты отпуска в одностороннем порядке сотрудник не может. Для этого нужно согласие работодателя. И наоборот, если руководитель хочет вывести специалиста на работу в дни запланированного отпуска, надо заручиться его согласием. В обоих случаях потребуется внести корректировки в график.

+

Опасно предоставлять отпуск только на выходные дни — на период с 30 апреля по 3 мая или с 7 по 10 мая. Чиновники могут посчитать это нарушением трудового законодательства (письмо Минтруда от 07.12.2018 № 14-2/ООГ-9754).

Как посчитать выплаты.

Отпуск оплачивают исходя из среднего заработка сотрудника за последние 12 календарных месяцев (ст. 139 ТК). Если работник планирует отдыхать в мае 2022 года (например, со 2 мая), заработок для расчета отпускных возьмите за период с 1 мая 2021 года по 30 апреля 2022 года. Если в апреле (скажем, с 30 апреля), расчетный период — с 1 апреля 2021 года по 31 марта 2022 года.

Во втором случае все данные для расчета у вас будут на руках. Сложнее, когда отпуск начинается в первых числах мая. Это значит, что выдать деньги нужно 29 апреля, а то и еще раньше. Но зарплата за апрель может быть еще не посчитана. Однако это не означает, что апрель не надо включать в расчетный период. Самый простой способ — рассчитайте отпускные исходя из предположения, что сотрудник отработает весь месяц до конца. Но вы вправе посчитать сотруднику отпускные исходя из фактических данных, а затем доплатить ему разницу. Выбирайте этот способ, если работник помимо оклада получает премии, надбавки, доплаты. Их сумма становится известна в момент расчета зарплаты по итогам месяца.

Как быть с НДФЛ и взносами. НДФЛ удержите в день, когда работник фактически получит деньги. И неважно, что весь отпуск приходится на май. А перечислить НДФЛ вы можете в любой день вплоть до 4 мая включительно (п. 6 ст. 226 НК, перенос с 30 апреля).

Страховые взносы полностью начислите также в апреле (письмо Минтруда от 17.06.2015 № 17-4/В-298). И ту же сумму взносов вы можете учесть в налоговых расходах апреля. В Минфине полагают, что переносить расходы на май не нужно (подп. 1 п. 7 ст. 272 НК, письмо от 01.06.2010 № 03-03-06/1/362). Это важно только в том случае, если налог на прибыль вы рассчитываете ежемесячно. Перечислите взносы за апрель в обычные сроки — не позднее 16 мая (перенос с 15 мая).

В налоговом учете действуют другие правила. В Минфине считают, что при методе начисления сумму отпускных надо списывать пропорционально дням отпуска, которые приходятся на каждый отчетный период (письмо от 25.10.2016 № 03-03-06/2/62147). Таким образом, если первый день отпуска приходится на май, отпускные полностью попадут в расходы мая. Если отпуск начинается, например, 30 апреля, в расходы апреля войдут начисления только за один день. Это актуально только для тех компаний, которые считают налог каждый месяц исходя из фактически полученной прибыли, то есть отчетный период для которых месяц.

Запланируйте работу в праздники

Компания в праздники может организовать работу сотрудников по особым правилам. Если деловая активность в это время затихает, руководство организации может по своей инициативе предложить сотрудникам оформить отпуска на начало мая. Причем речь идет именно об оплачиваемых отпусках, отпуска за свой счет возможны только по инициативе самих работников. В качестве дежурных можно оставить тех работников, кто еще не заработал на отпуск. В этом случае также потребуются изменения в график отпусков для тех работников, которые не заявляли отпуск в майские праздники.

Причем не исключено, что непосредственно перед майскими праздниками власти решат объявить нерабочие дни — если успели подписать приказы на отпуск, исправлять документы и пересчитывать выплаты не потребуется. Нерабочие дни не влияют на отпуска.

Возможна и другая ситуация. Бизнес компании предполагает постоянную связь с клиентами даже в выходные дни. Тогда на время праздников потребуются дежурные. Назначить их можно только с их письменного согласия (ст. 113 ТК).

+

Назначьте ответственных. Чтобы организовать процесс, издайте распоряжение или приказ в свободной форме. В приказе напишите причины, по которым компания привлекает сотрудников к работе в выходные дни. Работу в такие дни оплатите не менее чем в двойном размере сверх оклада либо предоставьте день отдыха (ст. 153 ТК). Способ оплаты сотрудник выбирает по своему желанию.

,,

Как оформить приказ о работе в праздничные дни (фрагмент)

Как отозвать сотрудника из отпуска (фрагмент)

Что еще стоит сделать заранее

До начала майских праздников вы можете:

сдать СЗВ-М;

перечислить взносы.

Подать СЗВ-М. В Пенсионном фонде разрешают сдать сведения СЗВ-М заранее, например, в апреле за апрель. В законе прописана только крайняя дата, не позднее которой нужно представить сведения, — это 15-е число (ч. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Первый день, когда можно направить отчет, Закон № 27-ФЗ не устанавливает.

Включите в досрочный СЗВ-М тех сотрудников, которые числятся в компании на 1-е число. К этой дате вы уже знаете, с кем заключен трудовой или гражданско-правовой договор в отчетном месяце. При этом в СЗВ-М нет каких-либо итоговых сумм или начислений — только персональные данные. Если вдруг добавятся новички, подайте на них дополняющую форму. Но не ошибитесь в коде отчетного периода. Код для апреля — 04, для мая — 05 и т. д. Если вы отправите два отчета с одним кодом, второй из них в фонде просто не примут.

+

Перечислить взносы заранее. Страховые взносы компания вправе заплатить досрочно (п. 1, 9 ст. 45 НК). Взносы за апрель можете перечислить 29 апреля, а не ждать до 16 мая. Как только вы посчитаете зарплату, вы будете знать и сумму взносов. Взносы на травматизм также можно перечислить в фонд в апреле.

https://e.gazeta-unp.ru/967902