Какие должны быть представлены документы для заключения договора со стороны подразделения?

Разбор ситуации

Обособленное подразделение (филиал или представительство) не является самостоятельным юридическим лицом. Оно действует от имени создавшей его организации на основании доверенности и положения о подразделении. Поэтому договор аренды должен быть заключен с самим юридическим лицом (головной организацией), а обособленное подразделение может выступать арендатором только при наличии соответствующих полномочий.

Необходимые документы со стороны подразделения

1. Свидетельство о регистрации юридического лица (ОГРН) и постановке на налоговый учёт (ИНН/КПП) головной организации.

2. Решение (приказ) о создании обособленного подразделения.

3. Положение об обособленном подразделении (утверждённое руководителем головной организации), в котором указаны его права, в том числе на заключение договоров аренды.

4. Доверенность на руководителя подразделения или иное лицо, уполномоченное подписывать договор аренды. Доверенность должна содержать полномочия на заключение конкретного договора или общие полномочия на ведение хозяйственной деятельности.

5. Приказ о назначении руководителя обособленного подразделения.

6. Справка о присвоении КПП (код причины постановки на учёт) для данного обособленного подразделения (если оно состоит на учёте в налоговой).

7. Банковские реквизиты головной организации (расчётный счёт, корреспондентский счёт, БИК).

Подводные камни

- Отсутствие полномочий: Если доверенность не выдана или не охватывает право на аренду, договор может быть признан недействительным (оспоримым).

- Ответственность: По обязательствам из договора отвечает головная организация, но при нарушении условий аренды взыскание обращается на её имущество. Убедитесь, что у арендатора достаточно активов.

- Налоговые риски: Если помещение используется для деятельности обособленного подразделения, оно должно быть поставлено на учёт по месту нахождения подразделения. В противном случае возможны штрафы.

- Досрочное расторжение: При ликвидации обособленного подразделения договор может быть прекращён, если арендатор не сможет обеспечить его использование. Предусмотрите в договоре порядок расторжения и санкции.

- Качество документов: Проверьте подлинность доверенности и положения – они должны быть нотариально удостоверены или заверены печатью юридического лица.

Рекомендация

Заключайте договор аренды с головной организацией (юридическим лицом), а обособленное подразделение укажите как лицо, которое будет фактически использовать помещение. В преамбуле договора напишите: «ООО "Ромашка" в лице руководителя филиала Иванова И.И., действующего на основании доверенности №... от...». Убедитесь, что доверенность действительна на момент подписания.

Если у вас есть похожий вопрос, вы можете задать его в форме ниже.