Требуется ли заполнять путевые листы и собирать документы для подтверждения расходов на ГСМ при аренде автомобиля без экипажа физическим лицом-сотрудником организации?

Нужно. Именно эти документы и подтверждают как размер расходов, так и их целевое назначение.

"Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ

от 20 февраля 2006 г. N 03-03-04/1/129

Вопрос: Минфин России в письме от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214 разъяснил, что все организации, кроме транспортных, могут разрабатывать собственные формы путевых листов, при условии соблюдения требований Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ.

Наше предприятие не оказывает транспортные услуги. В штате предприятия должности водителя не имеется. Согласно должностным инструкциям работники используют автотранспорт только в служебных целях.

ООО просит дать разъяснение по поводу разработки собственной формы путевого листа:

1) Можем ли мы выдавать работникам путевые листы на легковые автомобили один раз в месяц 1-го числа сроком действия на один месяц;

2) Можем ли мы не уточнять в путевых листах конкретное место следования автомобиля по Республике, например, указывать в путевом листе - "Адрес подачи: по Чувашской Республике";

3) Можем ли мы не включать в разработанную собственную форму путевого листа оборотную сторону путевого листа типовой межотраслевой формы N 3.

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел ваше письмо от 03.02.2006 N 79/б по вопросу о документальном подтверждении расходов, связанных с содержанием автомобилей, используемых сотрудниками для выполнения ими служебных обязанностей, и сообщает следующее.

В соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) в целях налогообложения налогом на прибыль организаций расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

На основании пункта 1 статьи 11 Кодекса институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства Российской Федерации, используемые в Кодексе, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства.

В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, поименованные в указанной статье.

Форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер для автотранспортных организаций.

Что касается остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", а именно:

а) наименование документа;

б) дата составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

При этом первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.

В том случае, если ежемесячное составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода горюче-смазочных материалов, считаем, что путевой лист, составленный с такой периодичностью, может подтверждать вышеназванные расходы налогоплательщика.

Что касается вопроса о возможности не отражать в самостоятельно разработанной форме путевого листа информацию о месте следования автомобиля, сообщаем, что, как уже отмечалось, цель составления данного документа, в том числе, является подтверждение обоснованности расхода горюче-смазочных материалов. Отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции.

Таким образом, по нашему мнению, путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Заместитель директора Департамента А.И. Иванеев"