Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961). Распространенные ошибки легализации документов

В современном мире все хорошо знают, что такое апостиль и для чего он существует. В соответствии с Гаагской конвенцией от 05.10.1961 г., апостиль пришел на замену требований легализации иностранных документов. К этой конвенции присоединились государства, пожелавшие отменить требование дипломатической или консульской легализации иностранных официальных документов.

Гаагская конвенция 1961 г. распространяется на официальные документы, которые были совершены на территории одного из договаривающихся государств и должны быть представлены на территории другого договаривающегося государства.

В качестве официальных документов в смысле Гаагской конвенции 1961 г. рассматриваются судебные, нотариальные документы и документы органов ЗАГС. Вместе с тем Гаагская конвенция 1961 г. не распространяется на документы, совершенные дипломатическими или консульскими агентами, а также административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции.

Не проставляется также апостиль на документы, выданные до момента присоединения соответствующей страны к Гаагской конвенции. Так, нельзя поставить апостиль на документ, выданный, в частности, в России до 31.05.1992 г., или в Украине – до 22.12.2003 г. Что делать в этом случае? В этом случае необходимо получить повторный документ, выданный уже после вступления в силу Гаагской конвенции для соответствующих стран, и на него поставить апостиль.

Распространенные ошибки

Мы все знаем, что на рынке юридических услуг мы часто встречаем людей, имеющих весьма опосредованное отношение к юриспруденции, а в ряде случаев – не имеющих отношение к юриспруденции в принципе никакого. Отсюда распространенные ошибки, когда апостиль ставится на нотариальную копию документа. По внешнему виду и даже по названию обманутый клиент принимает документ именно за «свидетельство с апостилем», но приезжая в другую страну, он с разочарованием узнает, что его документ не признается.

Что подтверждает апостиль, проставленный на нотариальной копии?

В соответствии со ст. 3, 5 Гаагской конвенции 1961 г., апостилем удостоверяется подлинность подписи, качества, в котором выступало лицо, подписавшее документ, подлинности печати или штампа, которыми скреплен этот документ. Это все. То есть апостиль на нотариальной копии удостоверяет, что нотариус, удостоверивший документ, в действительности существует. Однако это совсем не то обстоятельство, которое чаще всего необходимо доказать апостилем. Если страна, в которую вы намерены предоставить свидетельство о рождении, требует у вас свидетельство о рождении с апостилем, то апостиль в этом случае должен стоять на оригинале свидетельства о рождении, а не на нотариальной копии. То же самое имеет прямое отношение к судебным документам, документам об образовании, свидетельствам о браке, свидетельствам о разводе и свидетельствам о смерти. Если от вас требуют апостиль на документ, то он должен быть проставлен на документ, а не на его копию. Ваш документ слишком стар для апостиля (например, вы родились в 1980 г., когда Гаагская конвенция 1961 г. еще не действовала ни для одной страны бывшего СССР), значит, вам надо получить повторный документ и на него поставить апостиль. Не пытайтесь обмануть власти ни одной страны: через них проходят тысячи подобных ситуаций, и они отлично знают, как должен быть оформлен иностранный документ.

Есть деятели, которые предлагают проставление апостиля на нотариальной копии не из соображений возраста документа, а из соображений территориального удобства. Например, вы вступили в брак на Украине в 2005 году. Апостиль на свидетельство о браке нужно ставить там же, на Украине. Но вы уже давно там не живете, а вот прямо в месте вашего жительства вам предлагают «отличный» выход: оформить нотариальный перевод вашего свидетельства о браке или изготовить нотариальную копию и на нее поставить апостиль. Это противоречит ст. 2 Гаагской конвенции 1961 г., которой предусмотрено, что апостиль должен быть проставлен строго на территории государства выдачи документа.

Требования к апостилю

Апостиль проставляется на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом. Заголовок "Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)" должен быть выполнен на французском языке.

Недавно в своей практике я столкнулась с вопиющим случаем непрофессионализма: мне представили документ, исходящий от секретаря Штата Нью-Йорк, США, в котором было все хорошо и убедительно, кроме одного «но» – отсутствовали слово «апостиль» и надпись на французском языке. Секретарь штата Нью-Йорк выдал этот документ по ошибке, видимо, поленившись удостовериться в том, что Россия является участником Гаагской конвенции. Сертификат соответствия (именно так официально называется попавший мне в руки документ) выдается в случаях, когда страна, в которой предполагается использовать документ, не является участницей Гаагской конвенции. И я подумала, что могло бы случиться, если бы скан этого документа не попал предварительно в мои профессиональные руки, и я, зная требования к апостилям как таблицу умножения, сразу не распознала в этом серьезном государственном документе ошибку. Большинство людей, которые не работают с апостилями каждый день, смогли бы осознать допущенную клерком ошибку много позже.

Кому выдается апостиль?

Гаагской конвенцией 1961 г. (ст. 5) прямо предусмотрено, что апостиль проставляется по ходатайству любого предъявителя документа. Апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступило лицо, подписавшее документ, а также подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ. Апостилем не удостоверяется содержание документа! Ваш документ не станет более убедительным только потому, что он скреплен апостилем. Если документ содержит в себе ошибки, неточности, его содержание не соответствует установленным законом требованиям, то в этом случае не торопитесь с апостилем. Вы можете обратиться ко мне с запросом на консультацию (в исключительных случаях консультация может быть предоставлена без оплаты), и я скажу, в чем у вас проблема и как ее исправить.

Я могу составить доверенность или получить повторный документ из органов ЗАГС, судебных инстанций и других учреждений. Для получения повторных документов от вас потребуется доверенность, которая позволит мне действовать от вашего имени и представлять ваши интересы.

Как проверить подлинность апостиля?

В соответствии со ст. 7 Гаагской конвенции 1961 г., каждый орган, уполномоченный проставлять апостили, должен вести книгу записей или карточку, в которых он регистрирует проставленные апостили, указывая при этом порядковый номер апостиля, дату его проставления, а также фамилию лица, подписавшего официальный документ, и качество, в котором оно выступало, а в необходимых случаях – указание органа, поставившего печать или штамп. По требованию любого заинтересованного лица орган, проставивший апостиль, обязан проверить, соответствуют ли сделанные в нем записи сведениям, внесенным в книгу записей или картотеку.

В большинстве случаев подлинность апостиля можно проверить онлайн, на сайте соответствующего органа: введя в соответствующее окно номер апостиля, вы сможете увидеть, когда и кем он был выдан.