Как вписать благодарность в трудовую книжку, если ее вручение было пропущено

Работаю на муниципальной службе в крупном городе нашего края. Так получилось, что в том году многим в декабре вручали благодарности от имени глав, но в основном студентам и школьникам, работающих было всего 2 из 50. Видимо в спешке не успели оформить по правилам (нет распоряжения). Но узнали лишь сейчас перед увольнением, когда пришли за трудовой, а ьлангодарность не вписана. Что делать? Саиа благодарность, список награждаемых им подписана, есть протокол заседания, на котором их вручали и фото отчёт. Расскажите подробно как и что надо сделать, чтобы благодарность вписали в трудовую? Могут ли оформить рампоряжение запдним числом, раз тогда заьыли? Насколько знаю, распоряжения по личному сочставу нигде помимо внутреннего документооборота не регистрируются? Очень нужна ваша помощь! Только подробно скажите на что ссылаться, что принести и что скпзать кадровику, чтоб оформить!