«Отсутствие предоставления сведений в архивы по личному составу - потенциальные последствия для организации»

Добрый день, Алёна!

Любой субъект хозяйственной деятельности обязан хранить документы, связанные с его деятельностью.

Статьей 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» для них установлена обязанность по обеспечению сохранности документов:

«Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона».

В настоящее время порядок и сроки хранения кадровых документов регламентируются архивным законодательством в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Росархивом 6 октября 2000 года, и в «Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения», утвержденном Главным архивным управлением СССР 15 августа 1988 года.

Сроки хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей установлены в пункте 43 Постановления Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках». Так, невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Ответственность за организацию работы по хранению трудовых книжек, кадровых документов, первичных учетных документов несет работодатель.

В соответствии со статьей 27 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» за нарушение законодательства, в том числе за уничтожение документов в нарушение установленных Перечнем сроков хранения документов, юридические лица, а также должностные лица и граждане несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Административная ответственность предусмотрена статьей 13.20. КоАП РФ:

«Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов –

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от одного до трех минимальных размеров оплаты труда; на должностных лиц – от трех до пяти минимальных размеров оплаты труда».

Согласно части 1 статьи 325 УК РФ похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, штампов или печатей, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, наказываются штрафом в размере до двухсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года.

Общественная опасность данных преступлений состоит в посягательстве на общественные отношения, устанавливающие законный порядок ведения официальной документации (например, листка временной нетрудоспособности, свидетельства об освобождении от воинской обязанности и так далее), а также в причинении вреда законным интересам граждан или организаций.

Гражданско-правовая ответственность за нарушение норм архивного законодательства, регулирующих, порядок и сроки хранения кадровых документов возлагается на виновных лиц в случае причинения данными противозаконными действиями вреда гражданам.