Как снять обременение при отсутствии продавца и влияет ли прописка третьего лица на оплату коммунальных услуг

Здравствуйте. В апреле этого года мы купили комнату в коммунальной квартире. Часть средств оплатили материнским капиталом, остальное - наличный расчет. То есть договор о купле-продаже был с обремением. ПФР перечислил средста маткапитала продавцу в течение 40 дней. Комнату оформили на 4 человек (4 собственника: муж, я и дети). Все вчетвером мы уехали в другую страну, не дожидаясь перечисления материнского капитала на счет продавца, о чем он знал. Доверенность от меня, мужа и детей мы написали на мою маму, которая должна была подписать соглашение о снятии обременения после перечисления оставшейся суммы. Но продавец так и не вышел на связь. Что нам делать? Можно ли взять справку в ПФР о перечислении суммы на счет продавца и с этой справкой подать заявление на снятие обременения без участия продавца? Если да, то куда ее нужно подавать? В любое отделение МФЦ или именно в то, где был подписан договор? И второй вопрос касательно оплаты коммунальных услуг. В комнате никто не прописан и никто не живет, но квитанции приходят с расчетом на 4 человек. Можно ли уменьшить сумму к оплате, ведь мы находимся в другой стране и там не живем? Это единственная собственность и у меня, и у мужа в России. Или можно прописать в комнату третье лицо, и тогда сумма к оплате будет рассчитываться на одного человека? Может ли прописать третье лицо моя мама по доверенности? Спасибо, очень жду ответов!