Неоплаченный авансовый отчет - что делать, если директор не подписал заявление на оплату?

Доброе утро!

Работник направляется в служебную командировку по письменному распоряжению работодателя. Данный вывод следует из совокупности ч. 1 ст. 166 ТК РФ и абз. 2 п. 3 Положения о служебных командировках. При этом указанные нормативные акты не предусматривают каких-либо требований к оформлению данного распоряжения. Например, его можно оформить в виде приказа о направлении работника в командировку.

По возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку.

Что входит в состав командировочных расходов

К числу расходов, возмещаемых в случае направления работника в командировку, относятся (ч. 1 ст. 168 ТК РФ, абз. 1 п. 11 Положения о служебных командировках):

- расходы на проезд

- расходы на наем жилого помещения

- суточные (дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства)

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя

К числу документов о расходах, связанных с командировкой, относятся следующие.

1. Документы, подтверждающие расходы на проезд

Расходы на проезд подтверждаются (п. 12, абз. 2 п. 26 Положения о служебных командировках):

- проездными документами, например железнодорожным или авиабилетом, чеком об оплате проезда на такси;

- документами об оплате услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

Оформление работником служебной записки после возвращения из командировки

Если для проезда к месту командирования и (или) обратно к месту работы работник на основании письменного решения работодателя использовал служебный транспорт либо транспорт, находящийся в его собственности или в собственности третьих лиц (по доверенности), то по возвращении работник обязан представить работодателю служебную записку, указав в ней фактический срок пребывания в месте командирования. К служебной записке должны быть приложены документы, подтверждающие использование работником указанного транспорта для проезда к месту командирования (обратно к месту работы): путевой или маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта. Данные выводы следуют из абз. 2 п. 7 Положения о служебных командировках.

ФНС России в письме от 24.11.2015 N СД-4-3/20427 отметила, что порядок определения фактического срока пребывания работника в командировке, установленный абз. 2 п. 7 Положения о служебных командировках, может применяться в любых ситуациях, когда проезд не сопровождается оформлением проездных документов. Это касается в том числе случаев, если работник на основании соответствующего договора перевозки направляется в командировку на транспорте сторонней организации. Согласно упомянутому письму важно также, чтобы указанный в служебной записке работника срок не выходил за рамки срока, определенного в решении руководителя о направлении в командировку.

2.Документы за проживание

Расходы на проживание в гостинице в командировке можно подтвердить кассовым чеком или документом, оформленным на бланке строгой отчетности, которые выдаются при осуществлении расчетов за проживание. Данный вывод следует из абз. 3 п. 28 Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085.

Документ о найме жилого помещения, выдаваемый в зарубежном отеле в подтверждение расходов на проживание, необходимо построчно перевести на русский язык. Это следует из абз. 3 п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34 н.

3. Иные расходы

Работодатель обязан возместить иные расходы работника, связанные с командировками, при представлении документов, подтверждающих эти расходы. Такой вывод следует из п. 24 Положения о служебных командировках. Поскольку в силу абз. 5 ч. 1 ст. 168 ТК РФ работнику должны быть возмещены все расходы в связи с командировкой, произведенные им с ведома или разрешения работодателя, перечень подтверждающих документов не является закрытым. Например, такими документами могут быть счета.

Таким образом, вам нужен Ваш приказ о направлении в командировку, совокупность указанных выше документов и сдать указанные материалы в бухгалтерию для перерасчета командировочных расходов.