Может быть, есть какая-то организация, вроде отдела по защите прав потребителей, которая сможет мне помочь?

Здравствуйте Елена!

Заказное письмо самый верный способ. В соответствии с положениями ст 194 ГК РФ

п 2. Письменные заявления и извещения, сданные в организацию связи до двадцати четырех часов последнего дня срока, считаются сделанными в срок.

Кроме того сам пункт договора: "если договор окончен, и заказчик в течение 3 рабочих дней не подаст предложение о его продлении, обязательства агенства считаются исполненными" у меня лично вызывает удивление.

В соответствии с положениями ст 309 ГК РФ обязательства должны исполняться надлежащим образом в соответствии с условиями обязательства и требованиями закона, иных правовых актов, а при отсутствии таких условий и требований - в соответствии с обычаями делового оборота или иными обычно предъявляемыми требованиями.

Исходя из сути сложившихся отношений, обязательства агенства будут исполнены после подбора Вам квартиры.

Если договор предусматривает сроки исполнения, то агенство несет ответственность за нарушение сроков в соответствии со ст 27.28 Закона о защите прав потребителей. Истечение установленного срока является нарушением и Вы имеете право отказаться от договора.

В соответствии со ст 16 Закона о защите прав потребителей условия договора, ущемляющие права потребителя по сравнению с правилами, установленными законами или иными правовыми актами Российской Федерации в области защиты прав потребителей, признаются недействительными.

В соответствии с положениями ст 32 Закона о защите прав потребителей потребитель вправе отказаться от исполнения договора о выполнении работ (оказании услуг) в любое время при условии оплаты исполнителю фактически понесенных им расходов, связанных с исполнением обязательств по данному договору.

Возмещению подлежат, только фактически понесенные (на момент предъявления) расходы и только те расходы которые доказаны. Расходы должны быть связаны только с исполнением договора (зарплата сотруднику не считается таким расходом).

Фактически Вас решили права на отказ от договора. соответственно. Можно признать данный пункт договора недействительным.

В соответствии с положениями ст 428 ГК РФ:

п1. Договором присоединения признается договор, условия которого определены одной из сторон в формулярах или иных стандартных формах и могли быть приняты другой стороной не иначе как путем присоединения к предложенному договору в целом.

п2. Присоединившаяся к договору сторона вправе потребовать расторжения или изменения договора, если договор присоединения хотя и не противоречит закону и иным правовым актам, но лишает эту сторону прав, обычно предоставляемых по договорам такого вида, исключает или ограничивает ответственность другой стороны за нарушение обязательств либо содержит другие явно обременительные для присоединившейся стороны условия, которые она исходя из своих разумно понимаемых интересов не приняла бы при наличии у нее возможности участвовать в определении условий договора.

Данные рекомендации примерные, в тексте договора, документах может быть важная информация, если возникнут проблемы обратитесь к юристу.