Я администратор в гостинице, пришёл запрос о проживании сотрудников. В какой форме нужно дать им ответ?

Карина, нет установленной формы. Если запрос пришел от правомочных органов - можете предоставить им ответ в соответствии с формой запроса (что по тексту они хотят видеть).

А так, советую обратиться Вам непосредственно к руководству, входит ли подготовка данных ответов в Ваши обязанности.

С уважением.