Помогите как нам сделать запрос, форма заявления, мы незнаем как правильно написать?

В 2018 мы получили помощь молодой семье на 3 их членов семьи, в сентябре 2018 года родился второй ребёнок, администрация Курского района Ставропольского края была в курсе о рождении ребёнка, сказали после рождения принести свидельство о рождении и справку из банка, когда принесли документы, сказали что нам пришли деньги на троих, 10.09.2018 родился ребёнок, 21.09.2018 принесли документы, 22.10.2018 выдали извещение на 501000 руб. И сказали что после покупки квартиры мы можем прийти и написать заявление на 5% возврат от покупки жилья в связи с рождением второго ребёнка. Мы в конце ноября 2018 года оформили квартиру в ипотеку и плюс 501000 и материнский капитал. В декабре 2018 написали заявление на возврат 5%, администрация отправила его и наши копии документов в Минстрой и в январе сказали что документы не дошли, отправили повторно. Мы с февраля месяца стали звонить в Минстрой в Ставрополь и узнавать, они долго тянули и не давали ответ нам, и только 6 марта нам ответили что не могут нам выдать 5%, потому что в сроках подачи заявлений какая то ошибка. В итоге нас заставили покупать жильё на 4 х из расчёта по квадратам, а на 4 го члена семьи деньги не выплатили. Теперь наш юрист говорит что нам нужно сделать запрос в Минстрой на официальный отказ и причина отказа. Помогите как нам сделать запрос, форма заявления, мы незнаем как правильно написать?