Как правильно и грамотно уведомить человека по почте?

Это не важно. Если соблюдены указанные выше условия об адресе направления, то Ваша обязанность известить гражданина считается исполненной, а юридические последствия такого извещения - наступившими (ст. 165.1 ГК).

Здравствуйте, Анастасия!

Если на почту поступают заказные ценные письма с описью вложений и уведомлением о вручении, тогда на адрес получателя направляют извещение о получении письма.

На почте получатель должен предъявить паспорт; документы, подтверждающие полномочия. Если получателем является - физическое лицо, другие лица могут получить письма на основании доверенности, удостоверенной у нотариуса.

ГК РФ Статья 165.1. Юридически значимые сообщения

1. Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю.

Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним.

2. Правила пункта 1 настоящей статьи применяются, если иное не предусмотрено законом или условиями сделки либо не следует из обычая или из практики, установившейся во взаимоотношениях сторон.

Формулировки не важны. Просто изложите суть Вашего извещения по правилам русского языка.