Какие могут быть доказательства "деловых разговоров"?

Можно, например, пользоваться указаниями самой налоговой.

"Письмо Управления МНС по г. Москве

от 5 апреля 2001 г. N 03-12/16210

Вопрос: Правомерно ли отнесение на себестоимость продукции (работ, услуг) расходов по международным и междугородным телефонным разговорам и переговоров сотовой связи?

Ответ: Перечень затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и порядок формирования финансовых результатов, учитываемых при расчете налогооблагаемой прибыли, определяются федеральным законом.

До принятия указанного закона при определении состава затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), следует руководствоваться Положением о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 05.08.92 N 552 (с учетом изменений и дополнений).

Пунктом 1 указанного Положения о составе затрат определено, что себестоимость продукции (работ, услуг) представляет собой стоимостную оценку используемых в процессе производства продукции (работ, услуг) природных ресурсов, материалов, топлива, энергии, основных фондов, трудовых ресурсов, а также других затрат на ее производство и реализацию. В соответствии с пп. "и" п. 2 Положения о составе затрат в себестоимость продукции включаются затраты, связанные с управлением производством, в том числе оплата услуг связи.

В связи с изложенным оплата услуг связи, в частности оплата международных и междугородных телефонных переговоров, переговоров с использованием радиотелефонов, сотовой связи, сообщений, передаваемых по пейджерной связи, могут быть учтены в себестоимости продукции (работ, услуг) предприятия, если указанные переговоры связаны с производством и реализацией продукции (работ, услуг).

При этом согласно ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Таким образом, для обоснованного отнесения на себестоимость продукции (работ, услуг) расходов по международным и междугородным телефонным разговорам или разговорам, проводимым с использованием других видов связи, необходимо документальное подтверждение производственного характера разговора. К таким документам могут быть отнесены: счет телефонной станции, расшифровка АТС с указанием номеров телефонов, с которыми велись переговоры, иные документы, подтверждающие производственный характер отношений с абонентом (основание: письмо Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 22.05.2000 N ВГ-9-02/174).

В связи с вышеизложенным оплату расходов за предоставление АТС расшифровок с указанием номеров телефонов, с которыми велись переговоры, возможно относить на себестоимость продукции (работ, услуг).

Что касается личных телефонных переговоров, осуществляемых работниками организации, то необходимо учитывать, что указанные расходы не связаны с производственной деятельностью предприятия, следовательно, в себестоимость продукции (работ, услуг) не включаются. Указанные затраты компенсируются за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации.

Однако при условии возмещения работниками стоимости личных телефонных переговоров расходы организации, связанные с оплатой этих услуг, могут быть учтены в расчете налоговой базы налога на прибыль (основание: письмо Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 26.12.2000 N 02-6-08/296).

Заместитель руководителя Управления

МНС России по г. Москве Ю.А. Мавашев"