Или Нужно заявление работника?

В вашем случае необходимо руководствоваться внутренними положения организации, договором, и характером выполняемых работ.

Подпункт 3 п. 1 ст. 254 Кодекса относит к материальным расходам затраты на приобретение спецодежды, стоимость которой включается в состав материальных расходов в полной сумме по мере ввода ее в эксплуатацию.

Также при определении перечня расходов, уменьшающих полученные доходы в целях гл. 25 "Налог на прибыль организаций" Кодекса следует учитывать требования, которым должны соответствовать эти расходы согласно ст. 252 Кодекса.

Согласно п. 1 ст. 252 Кодекса расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком, причем под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Затраты на приобретение спецодежды для своих работников могут быть отнесены к материальным расходам только при условии, что российским законодательством предусмотрено их обязательное применение работниками конкретно той профессии, для которой они приобретаются налогоплательщиком.

Согласно Методическим рекомендациям по применению гл. 25 "Налог на прибыль организаций" НК РФ, организация может учесть при налогообложении прибыли затраты, "обусловленные обычаями делового оборота".

Определение обычая делового оборота дано в ст. 5 ГК РФ. По этой статье таким обычаем "признается сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе".

Таким образом, некоторые расходы организации можно обосновать обычаем делового оборота. Например, затраты на покупку формы сотрудникам охранной фирмы можно включить в себестоимость именно по этому основанию. Дело в том, что в большинстве таких фирм охранники работают в форменной одежде.

Это правило может распространяться и на другие категории сотрудников, которым форменная одежда не положена по закону.

Пример

ЗАО "Витязь" владеет сетью супермаркетов. Своим сотрудникам (продавцам-консультантам, кассирам и т.д.) фирма приобрела форменную одежду.

Расходы фирмы на покупку форменной одежды уменьшают налогооблагаемую прибыль "Витязя". Если по этому вопросу возникнет спор с налоговой инспекцией, фирме необходимо указать, что в подавляющем большинстве супермаркетов продавцы-консультанты работают в форменной одежде. Следовательно, расходы на покупку такой одежды обусловлены обычаем делового оборота и могут быть включены в налоговую себестоимость.

При этом стоимость выдаваемых работникам бесплатно в соответствии с законодательством РФ предметов (включая форменную одежду, обмундирование), остающихся в их личном постоянном пользовании (сумма льгот в связи с их продажей по пониженным ценам) в соответствии с п. 5 ст. 255 Кодекса относится к расходам на оплату труда.

Поэтому организация, обеспечивающая своих сотрудников специальной одеждой, может отнести затраты на ее приобретение к расходам на оплату труда.

Администрация организации может самостоятельно определять круг лиц, для которых форменная одежда является необходимым условием выполнения трудовых обязанностей, например официанты, горничные и т.п.

Согласно законодательству порядок удержания из заработной платы стоимости форменной одежды зависит от того, положена она работнику или нет.

В соответствии с законодательством форменная одежда положена работникам, работающим:

1) в органах юстиции;

2) в таможенных органах;

3) на постах эмиграционного контроля Федеральной миграционной службы России;

4) в Министерстве путей сообщения России;

5) государственными инспекторами по охране природы;

6) в органах МВД России и вневедомственной охране, банкам и др. Порядок удержания стоимости и срок носки форменной одежды устанавливается в нормативном акте. В некоторых случаях работники должны частично компенсировать стоимость форменной одежды.

Однако в большинстве случаев форменная одежда выдается бесплатно. В данной ситуации стоимость форменной одежды может быть удержана в случае, если:

1) работник увольняется и не возвращает форменную одежду предприятию;

2) работник испортил или потерял форменную одежду до окончания срока ее носки. В таких случаях сумма удержаний определяется по формуле:

Су = Со - Со/Су х Сф,

где Су - сумма удержаний;

Со - стоимость одежды;

Су - установленный срок;

Сф - фактический срок носки.