Банковская карта мужа не проходит - как оплатить авиабилет по закону?

Специалисты Минфина России в письмах от 01.12.2011 № 03-03-07/58 и от 19.10.2011 № 03-03-07/44 также сообщили, что затраты на приобретение билетов, оплаченных лицом, не являющимся работником организации (в частности, родственником), можно учесть, если есть документы, подтверждающие факт осуществления оплаты по поручению и за счет работника.

В разъяснении Минфин России не указывал на необходимость подтверждения факта несения расходов на авиаперелет в такой ситуации именно командированным сотрудником.

Финансисты разъясняли, что в случае оформления электронных пассажирских билетов пакет документов, необходимых для учета затрат работника на проезд в составе налоговых расходов, определяется исходя из положений приказа Минтранса России от 08.11.2006 № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» (в редакции от 18.05.2010).

Норма п. 2 этого приказа предусматривает, что маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Отсюда следует, что если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами для подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли являются: — маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета; — посадочный талон, который подтверждает перелет сотрудника по указанному в электронном авиабилете маршруту. То есть никаких дополнительных документов, подтверждающих оплату авиаперелета, не требуется.

Получается, что слипы или банковская выписка могут вообще отсутствовать или быть оформленными на другого человека (например, на жену сотрудника, чьей картой он воспользовался для оплаты билетов). Такой вывод можно сделать из писем Минфина России от 19.10.2011 № 03-03-07/46 и от 15.08.2011 № 03-03-07/28.

И все же в ситуации, описанной в вопросе, сотруднику необходимо потребовать у работодателя возмещения расходов на авиаперелет к месту командировки, отпуска и (или) обратно, представив документ (расписку или письмо), подтверждающий возврат денег лицу, с использованием банковской карты которого были приобретены электронные билеты.