Какие риски возникают, если вместо кассового чека получена накладная при покупке кондиционеров в качестве физического лица?

Здравствуйте Ясмина!

Если на накладной стоит прямоугольный синий штамп "Товар оплачен", дата и подпись, то она может считаться основанием для признания оплаты.

Заменить кассовый чек накладной, товарным чеком, квитанцией или кассовым ордером нельзя. Штраф за прием наличных без чека для ИП и должностных лиц организаций составляет 2 000 рублей, для юрлиц — 10 000 рублей.

Нюансы формирования кассового чека

Нужно ли формировать кассовый чек при закупке товаров у физического лица? И можно ли использовать этот чек для учета расходов на купленные товары? Позиция ФНС по этому вопросу однозначна: да, можно и нужно. Однако в законодательстве все не так очевидно. Рассмотрим подробнее нюансы формирования кассового чека для продавца-физлица.

Нужно ли выдавать чек продавцу-физлицу

В соответствии с п. 1 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, контрольно-кассовая техника (ККТ) применяется на территории России в обязательном порядке всеми организациями и ИП при осуществлении ими расчетов — в том числе и при выплате денежных средств наличными деньгами и (или) в безналичном порядке за товары, работы, услуги (ст. 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). О том, что при выплате денежных средств также может формироваться кассовый чек, свидетельствуют и положения п. 1 ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ — в этом случае в чеке указывается признак расчета «расход».

При расчетах между организациями и (или) ИП наличными или с предъявлением электронных средств платежа в чеке должны присутствовать реквизиты, идентифицирующие покупателя или клиента. Для покупателя такой чек является документом, подтверждающим расход (письмо Минфина РФ от 21.02.2020 № 03-03-06/1/12765).

По правилам Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ получателем чека всегда является покупатель (клиент). Но в случае расчета с продавцом-физлицом покупатель (клиент) — это сама организация или ИП, использующие ККТ. Никакого исключения для данной ситуации в законе не предусмотрено и как таковой нормы, обязывающей покупателя (клиента) сформировать чек и выдать его продавцу-физлицу нет.

Позиция Минфина и ФНС такова: организация или ИП, будучи покупателями, не должны применять ККТ при выплате денежных средств физическому лицу — продавцу (письма Минфина РФ от 10.10.2019 № 03-01-15/77953, от 12.11.2019 № 03-01-15/87170 и № 03-01-15/87169 и ФНС России от 10.08.2018 № АС-4-20/15566@).

Однако для одного вида расчетов с продавцами-физлицами ФНС делает исключение. Если организация или ИП приобретает у физического лица (населения) имущество для перепродажи, то покупатель должен использовать ККТ и выдать (направить) продавцу соответствующий чек (письма ФНС от 13.04.2020 № АБ-4-20/6201@ и от 14.08.2018 № АС-4-20/15707).

Является ли кассовый чек, выданный продавцу-физлицу, «первичкой»

Расходы для целей налогообложения должны быть документально подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ). Эти правила распространяются и на налогоплательщиков УСН, уплачивающих налог с доходов, уменьшенных на расходы (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Исходя из разъяснений контролирующих органов, расходы должны подтверждаться первичными учетными документами (см., к примеру, письма Минфина РФ от 20.04.2020 № 03-03-07/31594, от 25.03.2019 № 03-03-06/1/19775, от 04.04.2019 № 03-03-06/1/23591, а также ФНС России от 13.01.2016 № СД-4-3/105@, от 06.02.2014 № ГД-4-3/1984@). Если для оформления конкретных операций установлены обязательные формы документов, то применяться должны именно они (письмо Минфина РФ от 29.04.2019 № 03-03-06/1/31497).

В соответствии со ст. 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ кассовый чек — первичный учетный документ, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением ККТ в момент расчета между пользователем и покупателем (клиентом). Законом не предусмотрено никаких ограничений в части признания чека ККТ «первичкой» в зависимости от того, какой стороной по договору является пользователь ККТ. В Федеральном законе от 22.05.2003 № 54-ФЗ также не сказано, что чек ККТ будет «первичкой» только для его получателя, а для самого пользователя ККТ — нет.

Таким образом, кассовый чек — это всегда первичный учетный документ.

Кассовый чек всегда формируется в электронной форме, и отпечатка данного документа с применением ККТ не является обязательным условием его действительности. В электронной форме кассовый чек является фискальным документом (ст. 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Если такой чек распечатан покупателем на бумажном носителе, то он приравнивается к чему, отпечатанному ККТ (п. 4 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). При этом в законе нет оговорки, что речь не идет о покупателях, которые сами являются пользователями ККТ и выдают чек физлицу-продавцу.

Следовательно, строго по закону кассовый чек в электронной форме (в том числе распечатанный на бумажном носителе) может рассматриваться как первичный учетный документ не только для покупателя — получателя данного документа, но и для покупателя — пользователя ККТ, при помощи которой этот кассовый чек сформирован. А значит, в силу ст. 252 НК РФ данный чек должен признаваться документом, подтверждающим расход.

На накладной написано наличный расчёт.