Как провести заочное собрание участников ООО и не нарушить закон - вопросы изменения Устава и нотариального заверения

Нет, изменений в Устав вносить не надо.

Процедура проведения заочного собрания устанавливается внутренним документом предприятия.

По закону, чтобы провести собрание заочно, во внутреннем документе компании нужно расписать правила. Что это за документ и достаточно ли правила включить в устав, закон не поясняет. При этом есть суды, которые считают, что недостаточно лишь в уставе указать на проведение собрания в заочной форме. Этот порядок нужно прописывать в отдельном положении.

То есть, по идее, такие Правила может принять Исполнительный орган общества.

Заверять нигде не надо

Провести собрание участников ООО можно не только в очной, но и в заочной форме, например, до конца 2020 года это правило действовало для всех видов собраний — не только для внеочередных, но и для очередного годового, ввиду ограничений по поводу пандемии.

Процедура проведения заочного собрания устанавливается внутренним документом предприятия.

Голосование по вопросам повестки дня осуществляется посредством бюллетеней — каждый участник общества должен заполнить документ, подписать его и отправить на имя компании.

Участники общества с ограниченной ответственностью обязаны собираться вместе хотя бы один раз в год. Это нужно для того, чтобы подвести итоги проделанной работы (ст. 34 федерального закона «Об обществах…» от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

По общему правилу такое собрание нужно провести не ранее 28 (29) февраля и не позднее 30 апреля года, следующего за отчетным.

Решение о том, очное или заочное собрание участников ООО будет проводиться, принимает исполнительный орган общества (состав его членов утверждается уставом).

Проведение собрания — многоступенчатый процесс, порядок реализации которого общество определяет самостоятельно (п. 3 ст. 38 ФЗ № 14).

Как сказано выше, право общества на проведение собрания в заочной форме должно устанавливается отдельным внутренним документом. В нем же должен быть прописан порядок проведения собрания. Без такого документа проводить заочное собрание не стоит — высока вероятность того, что суд признает его результаты недействительными.

Чаще всего применяется стандартная схема проведения заочного собрания — организаторам потребуется:

Принять решение о проведении собрания.

Провести голосование.

Подвести итоги.

Подготовка документов и принятие решения

Чтобы инициировать проведение собрания в заочной форме, нужно принять решение о его проведении и зафиксировать его в протоколе. Это также можно сделать заочно — члены исполнительного органа общества могут выразить свое мнение документально и направить его по электронной или обычной почте.

В решении о проведении заочного собрания ООО укажите:

информацию о том, что мероприятие будет проведено в заочной форме путем опросного голосования;

последний день приема опросных листов;

повестку дня;

порядок уведомления участников ООО о предстоящем собрании;

перечень материалов, предоставляемых участникам общества;

наименование органа, принявшего решение о проведении собрания.

Правило об обязательном уведомлении участников о предстоящем собрании не менее чем за 30 дней до его проведения при проведении заочного собрания не действует (п. 2 ст. 38 ФЗ № 14). Участники узнают о голосовании в момент получения бюллетеня, который им потребуется заполнить.

Проведение собрания

Заочный формат собрания не предусматривает личного присутствия участников общества — голосование по вопросам повестки дня можно провести дистанционно (п. 1 ст. 38 ФЗ № 14):

по телефону;

по почте (обычной или электронной);

посредством телеграфа или телетайпа;

через интернет.

Форма бюллетеня, используемого для заочного голосования, законом не утверждена — можете разработать ее самостоятельно. Главное, укажите в нем:

наименование документа;

дату проведения собрания и дату окончания приема бюллетеней (они должны совпадать);

вопросы повестки дня, по которым будет вестись голосование;

способ принятия решения обществом;

форму для голосования с указанием вопросов и отметок «ЗА», «ПРОТИВ», «ВОЗДЕРЖАЛСЯ» для каждого из них;

перечень обстоятельств, при возникновении которых бюллетень будет признан недействительным, а содержащиеся в нем голоса не будут учтены при подсчете общего числа голосов.

Подсчет голосов

В отличие от акционерных обществ ООО не имеют ни счетной комиссии, ни регистратора. Учредители общества могут возложить обязанность по подсчету голосов на любого из участников. Главное — зафиксировать этот факт документально.

Лицо, ответственное за подсчет голосов, получает заполненные бюллетени (по почте или через интернет) и производит их обработку. Полученные результаты указываются в протоколе заочного собрания ООО.

Составление протокола собрания

По итогам голосования составляется протокол в письменной форме (п. 3 ст. 81.2 ГК РФ).

Срок, отведенный на составление протокола, утверждается уставными документами общества. Если уставом срок не предусмотрен, нужно соблюдать условие, установленное п. 1 ст. 63 закона «Об акционерных…» от 26.11.1995 № 208-ФЗ: протокол должен быть составлен в течение трех рабочих дней с даты окончания приема бюллетеней.

В протоколе собрания укажите (п. 4 ст. 181.2 ГК РФ):

дату и способ проведения собрания;

сведения об участниках общества, принявших участие в голосовании;

результаты голосования по каждому из вопросов, включенных в повестку дня;

сведения о лицах, которые вели подсчет голосов;

данные лиц, голосовавших против принятия решения и потребовавших внести сведения об этом в протокол.

Нотариальное удостоверение протокола собрания, проведенного в заочном формате, не требуется — такое собрание не предполагает личной встречи, значит, и нотариус на нем присутствовать не сможет. Федеральная нотариальная палата в письме «О направлении…» № 2405/03-16-3 от 01.09.2014 это подтверждает (п. 6.1).