Порядок оплаты штрафов и учет работников в государственном учреждении - анализ действий УФССП и возможность запроса сведений у ЕСИА

Гос. автономное учреждение имеет на балансе автомобили. Иногда получаем штрафы. Как в соответствии с законом правильно их оплачивать? Оплачивать учреждению, а затем использовать право на удержание у работников, оформив приказом или заключив соглашение о возмещении или удержании на добровольной основе? В настоящее время многие учреждения зарегистрированы в ЕСИА (портал Госуслуги). И уведомления направляются органами ГИБДД, УФССП и тд. посредством этого портала, Самим порталом напрямую мы не пользуемся, но выход на системы как ЕИС госзакупки и другие, получается возможен только через ЕСИА госуслуги и оказывается по утверждению судебных приставов, в случае неоплаты штрафа и направления в УФССП, возбуждения исполнительного производства, посредством госуслуг в личный кабинет учреждения поступают уведомления в электронной форме и как только мы осуществим вход в разные системы органы УФССП могут начать исполнительное производство и имеются определенные сроки для оплаты. В отдельных случаях начисляют и исполнительский сбор один работник сам оплатил штраф за свое нарушение выписанное на учреждение через мобильные приложения, указывая данные автомобиля учреждения, закрепленного за ним. Он добровольно оплатил штраф. Нужно ли учитывать такие чеки в работе, если сами работники добровольно оплачивают их за свой счет за свои нарушения ПДД? И как правильно учитывать и вести учетную работу? И как можно, т.е. каков порядок действий, чтобы проанализировать действия работников УФССП по электронным уведомлениям, и исполнительским сборам к основным штрафам, чтобы их не начисляли и принять меры для их отмены, хотя мы их не открывали через портал Госуслуг?» И главное. Можем ли мы перед получением документов от УФССП, до обращения в суд КАС или арбитраж запросить сведения у ЕСИА – сайт госуслуги и как правильно это сделать. Мы не знали, что подключены электронные уведомления в Госуслугах. А нам приставы сказали, что у них есть данных входа и доставки письма, но нет сведений об открытии их писем или прочтении. К основному долгу по штрафам ГИБДД начислили и исполнительский сбор по 10 тыс. на 13 нарушений. Мы, как только узнали, обратились к приставам. Сказали, что если не согласны, то только через суд можно постараться обжаловать, признать незаконным постановление УФССП или освободить от уплаты исп сбора, а также уменьшить на 1\4 и тд. В некоторых местах у них после срока уведомления о добровольном погашении – 5 дней, нет от нас ответа, поскольку не заходили в течение 15 дней, а в таком случае уведомление вроде считается не доставленным и нас должны иным способом уведомить, а каким? Спасибо!