Как оформить финансовые отношения с самозанятым для развития его работы

Самозанятые — физические лица или индивидуальные предприниматели, которые являются плательщиками налога на профессиональный доход и зарегистрированы в данном качестве в ИФНС.

Деятельность самозанятых, а также порядок уплаты ими налога, переход на НПД и снятие с него, регулируется законом № 422-ФЗ от 27.11.2018.

Самозанятые не платят страховые взносы, не сдают отчетность и не применяют ККТ.

Заказчики не обязаны платить за самозанятых налоги и страховые взносы.

Перечень видов деятельности и доходов, не подпадающих под НПД, приведен в статьях 4 и 6 закона № 422-ФЗ.

Самозанятые не могут продавать готовые товары, а также подакцизные товары и те, что подлежат обязательной маркировке.

Максимальный лимит по доходам на НПД за один календарный год — 2.4 млн руб. После его превышения самозанятый теряет право на применение режима.

Самые частые риски сотрудничества с самозанятыми: переквалификация отношений в трудовые, признание заказчика налоговым агентом и отказ в признании обоснованными затрат на выплату вознаграждения самозанятому.

Самозанятые не могут привлекать к оказанию услуг третьих лиц.

Подписывайтесь на телеграм-канал Qugo и будьте первыми в курсе новостей из мира самозанятости и внештатного персонала.

Как оформить сотрудничество самозанятыми

Что нужно сделать перед началом сотрудничества:

Изучить виды услуг, которые может оказывать самозанятый.

Если плательщика НПД привлечь к деятельности, которую он по закону не может осуществлять, он может лишиться права применять данный режим или доход, полученный от ее осуществления, не будет подпадать под НПД.

В обоих случаях заказчику это грозит тем, что с выплаченного исполнителю вознаграждения (если он не является ИП) необходимо будет перечислить в бюджет НДФЛ, страховые взносы, а также сдать соответствующую отчетность.

Уточнить статус самозанятого.

Перед началом сотрудничества нужно запросить у плательщика НПД справку о постановке на учет. В ней, кроме данных об исполнителе, будет указана дата постановки его на учет в качестве самозанятого.

Позднее статус исполнителя можно будет проверять с помощью специального сервиса на сайте ФНС.

Проверить факт наличия трудовых отношений с самозанятым в течение двух последних лет.

Закон № 422-ФЗ содержит прямой запрет на сотрудничество заказчика с его бывшим работником, если с момента увольнения прошло менее 2 лет.

Если данное требование будет нарушено и налоговая об этом узнает, выплаченный самозанятому доход будет признан не подпадающим под НПД. С него заказчику потребуется уплатить в бюджет НДФЛ и страховые взносы, а также сдать отчетность.

Составить корректный договор.

Составлению договора с самозанятым необходимо уделить особое внимание. Так как именно его налоговая тщательно анализирует, если подозревает заказчика в подмене трудовых отношений.

В договоре не должно быть никакой трудовой терминологии, а также условий, характерных для трудовых отношений. За основу можно взять договор ГПХ (об оказании услуг или подряда) и добавить в него свои условия.

В договор желательно добавить упоминание о статусе исполнителя (плательщик НПД), отсутствии обязанности уплаты НДС с выплаченного вознаграждения, а также ответственность за невыдачу чека и неуведомление заказчика об утрате исполнителем статуса самозанятого.

При необходимости составить техническое задание или приложение к договору.

В приложении к договору заказчик может указать конкретный перечень оказываемых исполнителем услуг (выполняемых работ), их стоимость и сроки выполнения.

Никаких требований к составлению этого документа законодательство не предъявляет.

Что нужно учесть при сотрудничестве самозанятым

Сотрудничество с самозанятым не должно носить признаков трудовых отношений.

Ему нельзя устанавливать график работы и продолжительность рабочей недели, а также время отдыха. Исполнитель не должен подчиняться заказчику и осуществлять работу с помощью его материалов. Самозанятого не нужно ознакамливать с локальными нормативными актами и включать его во внутреннюю деятельность компания или ИП.

Сотрудничество с самозанятыми на платформе Qugo позволит избежать риски переквалификации отношений. Все самозанятые проходят проверку перед началом сотрудничества. На платформе можно выбрать шаблон договора, учитывающий все указанные выше условия.

Перед каждой выплатой вознаграждения необходимо проверять статус исполнителя.

Делать это нужно для того, чтобы не получилось так, что на дату выплаты дохода исполнитель утратил статус плательщика НПД. С дохода, начисленного физическому лицу без специального статуса, заказчик обязан уплатить НДФЛ и страховые взносы, а также сдать соответствующую отчетность.

Указанный риск не относится к исполнителям-ИП. В случае утраты ими статуса плательщика НПД, они самостоятельно производят оплату налогов и страховых взносов в соответствии с общей системой налогообложения.

По факту выполнения работ (оказания услуг) составить акт.

Составление этого документа не является обязательным ни для заказчика, ни для исполнителя. Но он может выступить подтверждающим документом при возникновении споров с налоговиками.

Так как в акте указывается перечень конкретных услуг, оказанных исполнителем, этот документ может служить дополнительным подтверждением наличия между сторонами именно гражданско-правовых, а не трудовых, отношений.

После выплаты вознаграждения получить от самозанятого чек.

Чек — это единственный документ, который должен составить самозанятый. Им подтверждается получение дохода от оказанной услуги или выполненной работы. Заказчику чек нужен для того, чтобы подтвердить расходы за оказанные ему услуги самозанятым исполнителем.

Также этим документом подтверждается то, что на момент выплаты дохода исполнитель применял НПД.

Обязательно проверьте чек на ошибки и отсутствие трудовой терминологии.

Именно с чека начинается знакомство налоговой с заказчиком и его исполнителем, поэтому в чеке не должно быть никакой терминологии, присущей трудовому законодательству.

Ошибки в ИНН заказчика, а также отмена чека могут послужить основанием для отказа в признании обоснованными расходов на выплату вознаграждения исполнителю.