Каковы сроки хранения договоров аренды (субаренды) нежилых (офисных) помещений

Уважаемая Ольга! Согласно пп.8 п.1 ст.23 НК РФ налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги. Однако если речь идёт о юридическом лице, то применяется ст.17 Федерального Закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ (ред. от 30.06.2003) "О бухгалтерском учете" (принят ГД ФС РФ 23.02.1996) по которой организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен (п.2.9 Указаний по применению Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утверждённых Росархивом 6 октября 2000 г.). Это не касается той "первички", что подтверждает размер налогового убытка, переносимого на будущее. Такие документы фирма обязана хранить, пока уменьшает налоговую базу текущего периода, а это может продолжаться больше пяти лет. Правда, таково требование налогового законодательства - п.4 ст.283 Налогового кодекса РФ. Но и в бухгалтерском, и в налоговом учете первичные документы одни и те же.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Ответственность за сохранность первичных учетных документов несет главный бухгалтер организации.

В настоящее время для хранения первичных документов используются сроки, регламентированные архивным законодательством в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Решением Росархива от 06.10.2000, в ред. от 27.10.2003 (далее - Перечень типовых управленческих документов), в Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденном Главным архивным управлением при Совмине СССР 15.08.1988, с последующими изменениями и дополнениями (далее - Перечень типовых документов), ст.23 НК РФ и ст.17 Закона № 129-ФЗ.

В частности, определены следующие сроки хранения в отношении отдельных первичных документов:

первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (в том числе кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, акты о приемке, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные, авансовые отчеты и др.) - пять лет, а в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел они сохраняются до вынесения окончательного решения (п.150 Перечня типовых управленческих документов);

документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями - пять лет (п.151 Перечня типовых управленческих документов);

лицевые счета работников - 75 лет (п.153 Перечня типовых управленческих документов);

документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат - пять лет, а при отсутствии лицевых счетов - 75 лет (п.155 Перечня типовых управленческих документов);

доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности, - пять лет, а в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел они сохраняются до вынесения окончательного решения (п.155 Перечня типовых управленческих документов);

документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, оценке стоимости имущества организации - постоянно (п.166 Перечня типовых управленческих документов);

документы (акты, выписки банков, ведомости, расчеты, переписка) об амортизационных отчислениях - пять лет (п.167 Перечня типовых управленческих документов).

Согласно п.424 "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (утв. Росархивом 06.10.2000) договоры, соглашения о приеме и сдаче зданий, помещений в аренду (субаренду); документы (технические паспорта, планы, схемы к ним) должны хранится постоянно. Если договор прошёл регистрацию в ГУ ФРС по Санкт-Петербургу и Ленобласти , то согласно п.4 ст. 12 Федерального Закона от 21.07.1997 № 122-ФЗ (ред. от 30.12.2004) "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним"(с изм. и доп., вступившими в силу с 01.04.2005) разделы Единого государственного реестра прав, дела правоустанавливающих документов и книги учета документов подлежат постоянному хранению. Их уничтожение, а равно изъятие из них каких-либо документов или их частей не допускается. Порядок и сроки хранения органом, осуществляющим государственную регистрацию прав, разделов Единого государственного реестра прав, дел правоустанавливающих документов и книг учета документов, а также порядок их передачи на постоянное хранение в государственные архивы определяется Правительством Российской Федерации.