Какой документ мы должны подписать, нужен ли нотариус, деньги отдаем в руки или банковскую ячейку?

Не ясно все же, что у Вас - мена, или обмен - Вы употребляете оба термина, говоря сначала о договоре мены, а затем об отложении обмена. Выбор договора зависит от того, приватизированы Ваши квартиры, или нет. Если обмен (квартиры неприватизированы), то никаких денег в договоре фигурировать не будет, и эти 500 долларов никак легально оформить не получится (для успокоения совести, можете взять расписку). Если мена, то, строго говоря, пока договор не заключен и не зарегистрирован, никаких сумм по нему передавать и получать нельзя. Безусловно, сумма не будет являться "залогом", не будет она и задатком. Максимум, что может быть, это аванс. Пусть контрагенты напишут расписку в получении суммы цифрами и прописью (в рублях!!!), которую обязуются зачесть в счет доплаты при заключении договора мены, а при незаключении, обязуются вернуть в ___ срок с ____ процентами годовых. Нотариус не нужен (только по Вашему желанию можно эту расписку удостоверить), ячейка скорее всего не устроит контрагентов.

По-хорошему, надо заключить и зарегистрировать договор, потом по нему передать аванс, затем передать квартиры, затем передать остаток денег, а затем зарегистрировать право собственности. Но в жизни так никто не делает, т.к. это затягивает процедуру.