Организация-подрядчик сталкивается с нарушением безопасности во время аварийных работ - возможные последствия и пути разрешения

Произошла такая ситуация: организация-подрядчик приступила к выполнению работ не заключив договор с организацией заказчика, т.к. необходимо выполнить аварийные работы к ним приступили немедленно, во время выполнения работ один из сотрудников подрядчика курил в неположенном месте, что в приложении к будущему договору является нарушением за которое установлен штраф 100 тыс. руб.. Служба безопасности зафиксировала этот момент актом и объяснительной работника, о чем уведомила письменно организацию-подрядчика, ссылаясь на несуществующий договор. Договор выйдет через несколько дней за другим номером и датой позднее самого нарушения. Нужно дать какой нибудь ответ службе безопасности, и желательно избежать штрафа, посоветуйте что-нибудь.