Как списать расходы на бензин при использовании дневных ходовых огней в автотранспорте?

чтобы списывать стоимость бензина на расходы как в бухгалтерском учете, так и в налоговом, нужно ежемесячно оформлять большое количество первичных документов. Также потребуются и внутрифирменные приказы о том, по каким правилам проводить списание топлива. Все это ставит бухгалтера перед необходимостью вдумчиво и внимательно относиться к учету расходов, связанных с эксплуатацией автомобильного транспорта.

Надеемся, что данная статья поможет вам разобраться со всеми основными нюансами, касающимися бухгалтерского и налогового учета по УСН стоимости горюче-смазочных материалов.

Шаг N 1. Разработайте форму путевого листа

Для того чтобы подтвердить обоснованность и необходимость разъездов на автомобиле, вам потребуется путевой лист. Это основной первичный документ, и его нужно оформлять на каждый автомобиль отдельно. Срок действия путевого листа может быть от одного дня до одного месяца.

Унифицированные формы путевых листов утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, но они обязательны лишь для автотранспортных предприятий. Поэтому если ваша организация таковой не является, то вы можете разработать бланк "путевки" самостоятельно (Письмо Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161). И утвердить свою форму в качестве приложения к учетной политике. Главное, чтобы в разработанном вами образце были обязательные реквизиты, предусмотренные Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152. Их перечень мы привели в табл. 1 на с. 26.

Обязательные реквизиты путевого листа

???????????????????????????????????????????????????????????????????????????

Реквизиты Как правильно заполнить

???????????????????????????????????????????????????????????????????????????

Наименование В наименовании укажите тип транспортного средства

и номер (например, путевой лист грузового автомобиля). В шапке

путевого листа поставьте печать (штамп) организации или

предпринимателя

???????????????????????????????????????????????????????????????????????????

Срок действия Это может быть один день или другой срок, но не более

месяца. В последнем случае ставьте дату начала и окончания

срока

???????????????????????????????????????????????????????????????????????????

Сведения о Для организации укажите наименование, организационно-

собственнике правовую форму, местонахождение и номер телефона. Для

транспортного предпринимателя - фамилию, имя, отчество, почтовый адрес,

средства номер телефона

???????????????????????????????????????????????????????????????????????????

Сведения о Впишите тип транспортного средства (легковой, грузовой,

транспортном автобус и др.), госрегзнак, показания спидометра при въезде

средстве в гараж и выезде из него, дату и время выезда транспорта с

места постоянной стоянки и заезда на нее

???????????????????????????????????????????????????????????????????????????

Сведения о Поставьте фамилию и инициалы водителя. Еще Приказ Минтранса

водителе России от 18.09.2008 N 152 требует, чтобы здесь была

отметка медработника о прохождении водителем предрейсового

и послерейсового медосмотров. Однако для небольших фирм и

предпринимателей данное правило невыполнимо. Так как

зачастую они не имеют медицинских работников в штате.

Мнения же судей по этому поводу разделились. Большинство из

них считают, что медосмотр необходим только водителям

специализированных организаций, которые осуществляют

перевозки, а обычные фирмы и бизнесмены не подчиняются этим

требованиям (Постановления ФАС Центрального округа от

23.11.2009 N А36-706/2009 и от 28.07.2009 N А36-3582/2008).

Но есть и такие, которые полагают, что независимо от рода

деятельности и численности работников проводить медосмотр

водителя обязаны все компании (Постановление ФАС Западно-

Сибирского округа от 16.10.2008

N Ф04-6445/2008(14518-А75-6)).

Поэтому, если в случае спора вы не готовы отстаивать свое

мнение в суде, оформите договор подряда с медицинским

работником или примите его в штат внешним совместителем, он

будет проводить медосмотры водителей

???????????????????????????????????????????????????????????????????????????

На заметку. Применять унифицированные формы путевых листов обязаны только автотранспортные предприятия. Остальные "упрощенцы" могут разработать образец этого документа самостоятельно.

Кроме основных сведений, которые перечислены в табл. 1, вы можете добавить и дополнительные. Например, указать в путевом листе маршрут следования автомобиля, то есть записать конкретный пункт назначения и место отправки с учетом километража. А записи типа "Поездки по городу" не использовать. Но учтите, что заполнять все реквизиты путевого листа следует аккуратно и без ошибок. Ведь при его проверке налоговиками неточности могут послужить основанием для исключения "путевки" из состава бумаг, подтверждающих расходы. Тогда обоснованность затрат вам придется доказывать в суде (Постановления ФАС Уральского округа от 05.03.2009 N Ф09-946/09-С5, ФАС Западно-Сибирского округа от 20.11.2009 N А46-11958/2009 и ФАС Центрального округа от 18.04.2008 N А36-3124/2006).

Обратите внимание! Если заполнить путевой лист с ошибками, налоговики могут снять расходы на ГСМ. Тогда их обоснованность придется доказывать в суде.

Шаг N 3. Отразите стоимость приобретенного

и израсходованного топлива в бухучете

Суть вопроса. На основании авансового отчета нужно оприходовать приобретенный водителем бензин, а потом списать часть его на затраты, руководствуясь информацией о расходах топлива из путевого листа.

В бухучете приобретенные ГСМ учтите в составе материально-производственных запасов по фактической себестоимости (п. п. 2 и 5 ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов"). И отразите их по дебету счета 10 "Материалы", субсчет "Топливо", в корреспонденции со счетом 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Запись будет следующая:

Дебет 10, субсчет "Топливо", Кредит 71

- оприходованы ГСМ (на основании авансового отчета).

Если при покупке топлива АЗС выдала вам кассовый или товарный чек с выделенной суммой НДС, то учесть налог как самостоятельный расход отдельно от стоимости горюче-смазочных материалов вы сможете только при наличии счета-фактуры. Если такого документа нет, оприходуйте бензин по той цене, которая указана в чеке, с учетом НДС (п. 6 ПБУ 5/01).

На затраты в бухучете списывайте всю фактическую стоимость топлива независимо от того, является она расходом при расчете "упрощенного" налога или нет. И отражайте е е в составе затрат по обычным видам деятельности (п. 6 ПБУ 10/99 "Расходы организации"). Если же в налоговом учете вы списываете ГСМ по нормам, то можете сверхнормативный расход в бухгалтерском учете показывать на отдельных субсчетах, прописав такой порядок в учетной политике организации для целей бухучета.

Количество топлива, которое подлежит списанию на затраты, рассчитайте по данным путевого листа. Для этого воспользуйтесь формулой: