Какие документы необходимы для этого и обязательно ли выезжать в обо города или можно все оформить в одном городе?

Осуществить договор мены можно только в том случае, если обмениваемые объекты недвижимости находятся в одном городе, поскольку иначе возникнут проблемы с регистрацией перехода права собственности. В Вашем случае придётся делать два договора купли-продажи, причём в разных городах (лично или по нотариально удостоверенной доверенности) с регистрацией перехода права собственности в федеральной регистрационной службе каждого из городов. Кроме правоустанавливающих документов на квартиру, имеющихся у каждого собственника, потребуется по каждой квартире 2 экз. техпаспорта из ПИБа или БТИ, справка о регистрации по каждой квартире, нотариально заверенное согласие супруга (супруги) на продажу (если продаваемая квартира куплена в период брака на совместные средства), письменное согласие на продажу доли от органа опеки по месту жительства несовершеннолетнего (если в состав продавцов входит несовершеннолетний, доля которого отчуждается), справки из налоговой инспекции об отсутствии задолженности по налогу на имущество. Если сделки будут удостоверяться нотариально, то по каждой квартире потребуется выписка из ЕГРП из федеральной регистрационной службы в каждом городе. Для осуществления договора в простой письменной форме выписка из ЕГРП не требуется. Участники сделки должны иметь паспорта, удостоверяющие их личность.