Как мне определить ежемесячные компенсации и как они соотносятся с затратами на техническое обслуживание, ремонт и ГСМ?

Никак не соотносятся. Это же просто компенсация за использование личного имущества работника в производственных целях, осуществляемая в рамках трудовых правоотношений. Определяется по соглашению с работодателем. Может быть и более 1200руб., просто в таком случае сумма превышения для работодателя не может быть отнесено на расходы, уменьшающие налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Вот если Вы заключите гражданско-правовой договор с организацией, тогда другое дело.

"Письмо Управления МНС по г. Москве от 11 ноября 2004 г. N 26-12/72753

Вопрос: Организация арендует у своего сотрудника легковой автомобиль для служебных целей. Вправе ли организация полностью учесть для целей налогообложения прибыли затраты, выплаченные сотруднику по договору аренды этого автомобиля, или только в пределах норматива? Можно ли включать в расходы затраты на приобретение топлива и горюче-смазочных материалов? Необходимо ли оформлять путевые листы в данном случае?

Ответ: Организация вправе учесть для целей налогообложения прибыли затраты, произведенные по договору аренды транспортного средства, заключенному с физическим лицом, а также затраты на техническое обслуживание, текущий ремонт и затраты на приобретение топлива для обеспечения работы данного автомобиля исходя из фактического пробега автомобиля. В обязанности организации, использующей в своей деятельности легковой автомобильный транспорт, входит оформление путевых листов.

Минфин России в своем письме от 20.10.2003 N 14-04-12/5 разъясняет, что организации - плательщики налога на прибыль включают в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, затраты на выплату компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок. А нормы расходов на указанные выше цели установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.

При заключении договора аренды транспортного средства, в том числе с работником организации, компенсация, предусмотренная указанным постановлением, не выплачивается.

В соответствии со статьей 606 Гражданского кодекса РФ по договору аренды (имущественного найма) арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование.

Таким образом, договор аренды имущества предусматривает уплату арендатором арендной платы, которая относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией товаров, работ или услуг (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Подпунктом 8 пункта 5.4 Методических рекомендаций по применению главы 25 "Налог на прибыль организаций" части второй НК РФ, утвержденных приказом МНС России от 20.12.2002 N БГ-3-02/729, разъяснено, что размер арендных платежей и порядок их перечисления определяются договором, заключенным в порядке, установленном гражданским законодательством.

Согласно статьям 642, 644-646 ГК РФ по договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.

Арендатор в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта.

Арендатор своими силами и средствами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую.

Следовательно, управление и эксплуатационно-техническое обслуживание транспортного средства может осуществляться непосредственно самим арендатором (например, при аренде автомобиля) либо путем привлечения соответствующих работников, которые в этом случае будут состоять в трудовых или договорных (гражданско-правовых) отношениях с арендатором.

Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией.

В силу пункта 1 статьи 252 НК РФ в целях главы 25 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ), которыми признаются любые экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), понесенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. На основании таких первичных документов ведется бухгалтерский и налоговый учет.

Согласно пункту 2 статьи 9 Закона N 129-ФЗ первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. И только для документов, форма которых не указана в этих альбомах, предусмотрены определенные обязательные реквизиты.

На основании пункта 2 Порядка поэтапного введения в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории РФ, унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденного постановлениями Госкомстата России от 29.05.98 N 57а и Минфина России от 18.06.98 N 27н, с 1 января 1999 года первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России в 1997-1998 годах, по согласованию с Минфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.

Путевой лист легкового автомобиля (форма N 3) утвержден постановлением Госкомстата России от 28.11.97 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" и в соответствии с указаниями по его заполнению является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта, а также основанием для начисления заработной платы водителям.

Таким образом, организация, использующая в своей деятельности легковой автомобильный транспорт, обязана оформлять путевые листы легкового автомобиля, содержащие необходимую информацию об использовании легкового автомобиля, в частности информацию о расходе горюче-смазочных материалов (ГСМ).

Неправильное или неполное заполнение всех реквизитов (расход горючего исходя из марки горючего, нормы расходования и фактический расход) утвержденной в установленном порядке формы первичной учетной документации (в данном случае - путевого листа легкового автомобиля) может привести к искажению необходимой для бухгалтерского и налогового учета информации об основных показателях работы автомобильного транспорта, используемого организацией при осуществлении деятельности, в том числе о расходовании топлива и ГСМ в производственных целях.

Основными показателями для определения количества израсходованного топлива (ГСМ), затраты на приобретение которого подлежат учету в целях налогообложения, являются:

- реальная протяженность маршрута за рабочий день или смену водителя;

- фактический пробег автомобиля согласно данным спидометра за рабочий день или смену;

- фактический расход топлива (бензина) на 100 км за рабочий день или смену;

- нормы потребления топлива (бензина) на 100 км исходя из утвержденных норм Минтранса России или технических характеристик конкретного автомобиля (в соответствии с технической документацией автомобиля).

Учитывая изложенное, затраты организации, произведенные по договору аренды транспортного средства, заключенному с физическим лицом, в том числе затраты на техническое обслуживание, текущий ремонт, а также затраты на приобретение топлива (ГСМ) для обеспечения работы данного автомобиля исходя из фактического пробега автомобиля (с учетом фактического расхода топлива (ГСМ) в производственных целях и стоимости его приобретения) могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль.

Заместитель руководителя Управления

МНС России

по г. Москве советник налоговой

службы

Российской Федерации I ранга А.А. Глинкин"