Проблемы с согласованием использования аналогов вместо заявленного оборудования в государственных аукционах - необходимость и процедура согласования

Господа, всем доброго времени суток! Сильно прошу не ругаться, т.к. наша компания только начала работать с государственными заказчиками по 44-фз (ранее долгое время работали лишь с коммерческими заказчиками), поэтому столкнулись с такой проблемой, как согласование использования аналогов вместо заявленного оборудования в аукционной документации. Суть такова: выиграли тендер на монтаж несложной системы видеонаблюдения в госучреждении. Вместо прописанного в документации оборудования решили установить аналоги - не зная процедуры согласования пообщались непосредственно с заведующей данного учреждения. Она самостоятельно проверила характеристики аналогов и дала добро на установку, сказав, что дополнительно никаких документов оформлять не требуется, а лишь указать наименования установленного оборудования в документах КС-2 и КС-3. На этом мы и успокоились и выполнили всю работу, но при сдаче сотруднику тех. надзора из службы заказчика начались проблемы - во-первых, он запросил от нас лист сравнения замененного оборудования, с характеристиками указанного в документации и аналога, а также мониторинг цен на заменённое оборудование от трех фирм с ценами, ссылками на сайт и скриншотами, во-вторых сказал, что раз оборудование дешевле, чем указанное в смете, то и денег мы получим меньше, чем сумма, по которой мы выиграли тендер, и эту сумму необходимо отображать в КС-2 и КС-3. Прав ли сотрудник технадзора? Есть ли вообще какой-либо четки регламент согласования аналогов?