Что делать с излишне выплаченными отпускными при увольнении сотрудника, который не отработал полный период отпуска?

В случаях, когда работник увольняется до окончания того рабочего года, в счет которого ему был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск. В этом случае работодатель может удержать с него сумму за неотработанные дни предоставленного и оплаченного отпуска (ст. 137 ТК РФ). Причем удержание осуществляется и в том случае, если работник увольняется в порядке перевода в другую организацию (Письмо Роструда от 23.06.2006 N 947-6).

Удержание производится исходя из среднего дневного заработка, на основании которого была рассчитана сумма отпускных. Рассчитать количество неотработанных дней отпуска можно по следующей формуле:

Количество Количество Количество

отработанных = дней отпуска, разделить на 12 мес. Х отработанных

дней отпуска предоставляемого месяцев.

в организации

Количество месяцев, отработанных сотрудником, определяется только в целых числах. Если сотрудник проработал меньше половины месяца, это время из расчета исключается. Если же проработано больше половины месяца, количество отработанных дней округляется до одного месяца.

Как внести исправления в бухгалтерский учет

Суммы излишне выплаченных отпускных, которые вносит работник в кассу организации, отражаются в бухгалтерском учете по-разному. По мнению Минфина России, которое изложено в Письме от 20.10.2004 N 07-05-13/10, это зависит от того, в какой период бухгалтер пересчитывает сумму отпускных. При этом авторы Письма ссылаются на п. 11 Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности, которые утверждены Приказом Минфина России от 22.07.2003 N 67н.

Там сказано, что порядок внесения исправительных записей в бухгалтерский учет зависит от времени, когда обнаружены неверные записи или ошибки.

Если ошибка обнаружена до окончания отчетного года, то исправления вносятся в том месяце отчетного периода, когда она выявлена. Если же ошибка выявлена после окончания года, но отчетность еще не утверждена и ее не отдали в налоговую инспекцию, ошибку можно исправить записями 31 декабря отчетного года.

При этом исправительные записи в бухгалтерском учете делаются методом "красное сторно".

Пример 1. Менеджер по оптовым продажам Иванов А.А. работает в ООО "Синяя птица" с 17 мая 2006 г.

В ноябре он написал заявление с просьбой предоставить ему ежегодный оплачиваемый отпуск в размере 28 календарных дней. Такой отпуск ему был предоставлен на период с 3 по 31 декабря 2006 г.

Фактический заработок Иванова А.А. за расчетный период (май 2006 г. - ноябрь 2006 г.) составил 99 120 руб. В мае сотрудник отработал 13 рабочих дней, а июнь, июль, август, сентябрь, октябрь и ноябрь были отработаны сотрудником полностью.

Сумма отпускных составила

99 120 руб. : (13 р. дн. x 1,4 + 5 мес. x 29,4) x 28 к. дн. = 16 800 руб.

Предположим, что ООО "Синяя птица" уплачивает ЕСН по ставке 26%, а взносы на обязательное страхование от несчастных случаев - по ставке 0,2%.

В декабре 2006 г. в бухгалтерском учете ООО "Синяя птица" были сделаны такие проводки:

Дебет 44 Кредит 70

16 800 руб. - начислены отпускные за декабрь 2006 г.;

Дебет 70

Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ"

2184 руб. (16 800 руб. x 13%) - отражена сумма налога на доходы физических лиц, удержанная с отпускных;

Дебет 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ"

2184 руб. - сумма НДФЛ перечислена в бюджет;

Дебет 70 Кредит 50

14 616 руб. (16 800 руб. - 2184 руб.) - из кассы выплачены отпускные сотруднику;

Дебет 44 Кредит 68, 69

4368 руб. (16 800 руб. x 26%) - на сумму отпускных начислен ЕСН;

Дебет 44

Кредит 69, субсчет "Расчеты по взносам на обязательное страхование от несчастных случаев и профзаболеваний"

33,6 руб. (16 800 руб. x 0,2%) - отражена сумма взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Сумма расходов в размере 21 201,6 руб. (16 800 руб. + 4368 руб. + 33,6 руб.) была учтена при расчете налога на прибыль за декабрь 2006 г.

Предположим, что Иванов А.А. решил уволиться с 13 февраля 2007 г.

Таким образом, за период с 17 мая 2006 г. по 13 февраля 2007 г. он фактически отработал 9 месяцев. Следовательно, ему положен отпуск в размере 21 календарного дня (28 к. дн. : 12 мес. x 9 мес.). Остальные 7 календарных дней отпуска, который был предоставлен ему авансом (28 к. дн. - 21 к. дн.), Иванов А.А. не отработал. Сумму отпускных за эти дни в размере 4200 руб. (16 800 руб. : 28 к. дн. x 7 к. дн.) он должен вернуть в кассу организации.

На момент увольнения сотрудника бухгалтерская отчетность за 2006 г. еще не была утверждена. Поэтому в бухгалтерском учете ООО "Синяя птица" были сделаны следующие записи, датированные 31 декабря 2006 г.:

Дебет 44 Кредит 70

----------¬

¦4200 руб.¦ - сторнирована излишне начисленная сумма

L----------

отпускных;

Дебет 70

Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ"

---------¬

¦546 руб.¦ (4200 руб. x 13%) - отражена сумма налога на доходы

L---------

физических лиц, которая подлежит возврату работнику;

Дебет 50 Кредит 70

3654 руб. (4200 руб. - 546 руб.) - сотрудник внес в кассу сумму излишне начисленных отпускных за минусом НДФЛ.

Если же бухгалтер нашел ошибку в учете прошлого года и годовой отчет уже утвержден, тогда изменения необходимо вносить в учет текущего года. А бухгалтерскую отчетность за прошлый год исправлять не нужно.

Ошибки, допущенные в прошлых годах, рассматриваются как прибыль или убыток прошлых лет. Для исправления ошибки прошлых отчетных периодов производится бухгалтерская запись в корреспонденции со счетом 91 "Прочие доходы и расходы". Это позволяет организации не искажать показатели продаж (выручка, себестоимость и др.) отчетного периода.

При составлении Отчета о прибылях и убытках (форма N 2) прибыли и убытки прошлых лет, выявленные в отчетном году, отражаются в Расшифровке отдельных прибылей и убытков (графы 3 - 6).

Пример 2. Используем условия предыдущего примера.

Предположим, что на момент увольнения Иванова А.А. бухгалтерская отчетность была уже утверждена. В этом случае сумму излишне начисленных отпускных необходимо отразить в бухгалтерском учете в феврале 2007 г. следующим образом:

Дебет 70

Кредит 91, субсчет 1 "Прочие доходы"

4200 руб. - отражена излишне начисленная сумма отпускных;

Дебет 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ"

Кредит 70

546 руб. - отражена сумма налога на доходы физических лиц, которая подлежит возврату работнику;

Дебет 50 Кредит 70

3654 руб. (4200 руб. - 546 руб.) - сотрудник внес в кассу сумму излишне начисленных отпускных за минусом НДФЛ.

Как видно из приведенных примеров, организация должна не только удержать сумму излишне выплаченных отпускных, но и пересчитать сумму НДФЛ, удержанного с "лишней" суммы отпускных. На эту сумму организация должна уменьшить свои платежи по НДФЛ в том месяце, когда были удержаны излишне выплаченные отпускные.

С Уважением Назаров Александр