Зачем тогда трудовая книжка и сведения в компьютере, если всё надо подтверждать справками?

Начала работать учителем в 1987 году в сельской школе, потом работала в нескольких школах в разных городах Советского Союза и России. На данный момент пед.стаж 24 года. (ребёнок родился до начала работы). Обращалась в пенсионный отдел 3 раза за последние 4 года (последний раз в августе 2014года) с целью узнать точно мой пед.стаж и срок выхода на пенсию. Сказали, всё нормально, нужна только одна справка (неправильно сделали запись в одной из школ). В декабре этого года совершенно случайно узнала (в том же пенсионном отделе), что мне надо предоставить справки из всех (!) школ (их 7), где будут указаны не только № приказов (что дублирует трудовую книжку), размер ставки, но и сведения о днях за свой счёт, учёбе за счёт трудовой деятельности и т.д. (к слову, всегда работала на полторы ставки, не брала за свой счёт, не училась) Более того, сведения после 2000 года есть в компьютере и в пенсионном отделе всё это видели (и не один раз). Зачем тогда трудовая книжка и сведения в компьютере, если всё надо подтверждать справками? На мой вопрос, почему мне не сказали об этом раньше, мне ответили, что в октябре у них была проверка , найден ряд нарушений и теперь у них вот такие требования. У меня 2 вопроса: 1. Правомерны ли действия сотрудников отдела, требующих у меня подтверждения данных из трудовой книжки и предоставления дополнительных сведений за весь период моей пед. деятельности? 2.Что делать, если в этих школах (первая -28 лет назад) не сохранились архивы?