Отсутствие покупателя при предоплате - как правильно оформить товарный чек и защитить себя от возможного судебного разбирательства?

У меня возник вопрос: У нас цветочный магазин, покупателем была внесена предоплата на определенную дату за букет (1000 руб.), товарный чек на предоплату брать не стал. В эту дату покупатель не объявился, на след. День ему звонили флористы, но он трубку не взял. На 3-ий день покупатель позвонил и сказал, что он в командировке, букет ему не нужен и хочет, чтобы его друг приехал и забрал деньги, на что я ему ответила, что цветы уже распустились (не завяли, а просто распустились) и продать по такой цене мы его уже не сможем, поэтому его друг может либо приехать доплатить за букет и забрать его, либо он может забыть о предоплате, так как букет мне нужно будет продать со скидкой и что у нас есть правило, если покупатель внес предоплату, то его букет никогда уже продаться - мы за это ручаемся так сказать головой (просто однажды был случай, когда заказов было много - случайно продали зарезервированные белые розы - и чтобы не терять репутацию - поехали к другим цветочникам и купили их). Вобщем, этот покупатель сказал, что когда приедет из командировки (а может он там и не был, может просто забыл) придет за товарным чеком на предоплату и будет с нами судиться. Подскажите пожалуйста, как быть, как правильно расписать товарный чек о предоплате, как там расписать, что он сам не явился вовремя (и даже не позвонил, у нас были такие случаи и мы людям деньги возвращали, когда они сами вовремя звонили, что: уже уехал, мол, продайте мой букет и потом верните деньги)?