Как снять обременение на квартиру в другом городе и выделить доли детям - практические рекомендации для минимизации поездок

Какой порядок действия. Квартира куплена по ипотеки в другом городе. Ипотека досрочно выплачена, ничего не должен. В банке дали письмо о погашения кредита и сказали, что теперь надо снять обременение, что надо ехать в тот город где куплена квартира там снять обременение и выделить доли детям так как был задействован материнский капитал. А конкретно что, к кому обратиться ничего не говорят. Говорят езжайте туда и все узнавайте. Живу в городе Орске, квартира куплена в Рязане, это почти 1500 км, ехать туда и спросить и потом обратно, а потом опять туда как бы несруки. Что нужно, какие документы, к кому обращаться, чтобы не кататься туда-сюда? Спасибо.