Как правильно оформить учебный отпуск в крупной компании - новые требования отдела кадров и возможные способы защиты своих прав.

Я работаю в крупной компании, региональный филиал которой находится на территории области. Структура компании (а именно регионального областного филиала в основных чертах): управление, отдел кадров и бухгалтерия находятся в областном центре; вся территория области разделена на несколько межрайонных участков (во главе с начальником участка); я работаю на одном из участков в районном центре. Документооборот ведется, в основном, в электронном виде, документы на бумаге доставляются с оказией по цепочке: район-межрайонный участок-область. Раньше (до 01.01.2009 г.) порядок оформления учебного отпуска был следующим: примерно за месяц до начала сессии, я отправлял факсом в отдел кадров заявление о предоставлении учебного отпуска на имя регионального директора и справку-вызов; после этого я ехал сдавал сессию в другой город (отпускные начислялись и выплачивались на карточку во время сессии), по окончании сессии оригиналы справки-вызова и справки-подтверждения с оказией (как и основные документы) отправлялись в отдел кадров. С 01.01.2009 г. порядок изменился, теперь мне для получения учебного отпуска необходимо предоставить в отдел кадров следующие документы: справку-вызов (оригинал) и заявление на имя регионального директора, причем заявление должно быть согласовано (иметь в наличии) подписи трех руководителей: начальника межрайонного участка (находится в соседнем районе) и двух его непосредственных руководителей (в порядке подчинения, которые находятся на территории областного центра). После этого должен быть оформлен приказ на предоставление учебного отпуска с которым я должен быть обязательно ознакомлен под роспись, далее сессия и предоставление оригинала справки подтверждения. Здесь и начались разногласия. Мой коллега уехав на сессию в январе и успешно сдав ее выяснил, что учебный отпуск ему вообще не был оформлен, т.к. заявление по новой форме было утеряно где-то в пути до отдела кадров (это отдельная история). Я, чтобы обезопасить себя от подобного, отослал документ по цепочке с копией справки вызова. Документ дошел и мне позвонил специалист отдела кадров с требованием предоставить оригинал справки-вызова, ибо в противном случае мне будет оформлен приказ и начислены отпускные. Этот вопрос тоже был урегулирован на этот раз. На мое заявление, что в следующий раз (учиться еще 1,5 года) я пришлю обычное заявление (без согласований) и оригинал справки-вызова в отдел кадров заказным письмом с уведомлением о вручении (чтобы не повторился случай с коллегой). Мне было указано, что заявление должно быть обязательно в новой форме (обязательно с подписями) в противном случае оформления отпуска и начисления отпускных мне сделаны не будут, т.к. существует внутренняя инструкция о форме и порядке предоставления документов (с которой я не был ознакомлен). Образец заявления был прислан из отдела кадров в электронном виде. Контролировать процесс прохождения заявления, по словам специалиста отдела кадров, я также должен сам (вплоть до сбора подписей лично), что для меня достаточно сложно, т.к. как минимум двое руководителей находятся в областном центре (куда нужно ехать специально, причем только в рабочий день и т.п...). Вопрос: Правомерны ли требования специалиста отдела кадров и новая форма заявления (с согласованиями) или я могу поступить как указал выше (отправить все заказным письмом)? Если я прав и верно второе, то как правильно отстоять свои права (трудовая инспекция, прокуратура, суд)?