Как уведомлять собственника квартиры о судебных исков за задолженность по коммунальным услугам и как реагировать в случае неправомерных действий управляющей компании?

Каким образом управляющая компания должна правильно по закону уведомлять собственника квартиры о том, что они подают в суд за наличие задолженности по коммунальным услугам? Они должны отправлять собственнику документы по почте заказным письмом или просто приходить и отдавать бумажки первому, кто откроет дверь квартиры (а точнее не собственнику передавая) ? В моем случае получилась ситуация такая. Я разрешила пожить в своей квартире родственнице с ребенком с условием, что она только будет оплачивать все коммунальные платежи. Никаких бумаг я с ней не подписывала, т.е. пустила на доверии. Сама я живу в другом городе и возможности проверять её мне, честно говоря, даже в голову не приходила, считала, что всё нормально. Так она прожила в моей квартире несколько лет. Месяц назад я попросила её съехать с квартиры, т.к. собиралась её продавать и покупать квартиру взрослому сыну в городе, где мы с ним живем. Приехав и придя в кассу ЖКХ, чтобы внести небольшой аванс вперед, я узнаю, что по квартплате долг примерно около 2 лет. Родственница мне ничего об этом не сказала и, съехав, не дала квитанции и теперь на мои звонки не отвечает, раз уже все её долги открылись. Конечно мне, как собственнику, пришлось самой платить этот долг. Но в затем при получении квитанции за следующий месяц я сейчас узнаю, что мне, оказывается, начислили госпошлину за подучу в суд на меня по неуплате. Главный бухгалтер мне теперь говорит, что ничего не будет убирать, мол вернут им деньги, тогда и мне они эту сумму вернут. Но я прошу сделать мне перерасчет сейчас, то, что я оплатила, не видя квитанции. Я сейчас мотивирую это тем, что меня никто не извещал, и я не подписывала ничего о получении. Да и как вы понимаете, я это и не могла лично получить, т.к. живу в другом городе. А даже, если вдруг юрист приходила и просто вручала бумаги насчет суда моей родственнице, что раньше жила в моей квартире, то это ведь, наверное, всё-таки неправильно. Разъясните, пожалуйста, права ли я и ответьте, пожалуйста, на мои вопросы, что я задала в самом начале изложения своей проблемы.