Нужен ли путевой лист на авто физ. лица, который сдается в аренду предприятию?

В Письме УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 N 20-12/041966.1 налоговые органы пришли к выводу, что помимо договора аренды компании необходимо иметь иные документы, подтверждающие использование арендованного транспортного средства в производственной деятельности организации-арендатора:

- приказ руководителя организации о закреплении арендованных автомобилей за сотрудниками;

- копии путевых листов, позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения арендованных автомобилей и время их использования.

Это подтверждает судебная практика. Примером может служить Постановление ФАС Московского округа от 03.10.2013 N А40-78836/12. В нем был рассмотрен следующий спор между компанией и налоговой инспекцией. Организация заключила договор аренды транспортных средств с экипажем. У компании в наличии были соответствующие договоры, акты приема-передачи автомобилей, акты об оказанных услугах, счета-фактуры. Однако проверяющие затребовали для подтверждения произведенных расходов по аренде транспортных средств путевые листы, которых у организации не было. Из-за их отсутствия налоговики исключили из налоговой базы спорные расходы и привлекли организацию к ответственности за неуплату налога на прибыль.

Позиция судей не однозначна, есть практика судов с решением в пользу налогоплательщика, где они отмечают, что что сам по себе путевой лист не является документом, который может подтвердить обоснованность расходов по аренде. Для того, чтобы подтвердить тот факт, что расходы по аренде носят производственный характер, достаточно вести в произвольной форме журнал учета поездок, в котором отражать даты использования автомобилей, маршруты движения, цели поездок и фамилии сотрудников. Именно такой вариант оформления подтверждающих аренду документов был предложен в Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 09.04.2012 N А75-4440/2011.

Но обратите внимание: при отсутствии путевых листов вы не сможете учесть для целей налогообложения прибыли расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.