Основания для отказа в выдаче следующего аванса работнику, не отчетавшемуся за предыдущие деньги - документация и процедуры

Отчитаться по суммам, полученным под отчет, сотрудники должны не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который они выданы. Или в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки, если деньги были выданы на нее (п. 26 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, (в ред. Постановлений Правительства РФ от 14.05.2013 N 411, от 29.12.2014 N 1595)).

надо следить за тем, чтобы сотрудники отчитывались о полученных и истраченных средствах вовремя. Поскольку если это не будет сделано, то выданные под отчет средства вам придется посчитать задолженностью работника и удержать их из его зарплаты. Если же вы решите не взыскивать долг, то на подотчетные суммы надо будет начислить страховые взносы. Такой вывод содержится в Приложении к новому Письму ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250. Правда, если работник представит авансовый отчет с подтверждающими документами, то взносы придется пересчитать в сторону уменьшения.

Если в установленный срок сотрудник не вернул неизрасходованную подотчетную сумму, то работодателю нужно принять меры по ее взысканию. В этих целях в соответствии со ст. 137 Трудового кодекса он вправе удержать не возвращенный аванс из зарплаты, но с учетом 20-ти процентного ограничения, предусмотренного ст. 138 Трудового кодекса, и так при каждой выплате заработка. Такое решение принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что сотрудник не оспаривает основания и размеры удержания (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).