Проблема отсутствия кассового чека при оплате квартиры во время командировки - будут ли расходы возмещены бухгалтерией?

Подтвердить расходы можно и при отсутствии кассового чека

Для организаций и ИП (плательщиков ЕНВД), не предусмотрена обязанность представлять своим документы, подтверждающие факт применения ЕНВД

29.01.2013

ГАРАНТ

Автор: Эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Каратаева Татьяна, Родюшкин Сергей

Организация применяет УСН с объектом обложения «доходы минус расходы». В некоторых случаях подотчетные лица организации в подтверждение оплаты приобретенных товаров (работ, услуг) предъявляют квитанции или накладные на услуги Почты России, заказ-наряд или квитанции на услуги по техническому обслуживанию и ремонту автомототранспортных средств, товарный чек. При этом кассовый чек не предоставляется.

Имеют ли право организации на основании данных документов и при отсутствии кассового чека учесть в расходах затраты на приобретение материальных ценностей (работ, услуг)

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Документами, подтверждающими факт оплаты материальных ценностей (работ, услуг), могут являться: чеки контрольно-кассовой техники, квитанции к приходным кассовым ордерам, документы, оформленные на бланках строгой отчетности (при оказании услуг населению), а при приобретении товаров (работ, услуг) у организаций или индивидуальных предпринимателей, являющихся плательщиками ЕНВД - товарные чеки, квитанции либо другие документы, содержащие сведения, предусмотренные для первичных документов.

Если документы, перечисленные в вопросе, содержат обязательные реквизиты, предусмотренные для первичных документов законодательством, то организация вправе на основании данных документов учесть в расходах затраты на приобретение материальных ценностей (работ, услуг).

Обоснование вывода:

Перечень расходов, уменьшающих полученные доходы при определении налоговой базы по налогу, исчисляемому в связи с применением УСН, установлен ст. 346.16 НК РФ.

Этот перечень является закрытым и не подлежит расширенному толкованию. При этом в соответствии с п. 2 ст. 346.16 НК РФ расходы налогоплательщиков, применяющих УСН, принимаются к учету только при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Таким образом, плательщики УСН могут принять к учету расходы только в том случае, если данный вид расхода предусмотрен ст. 346.16 НК РФ, а также эти расходы являются экономически обоснованными, направленными на получение дохода и документально подтвержденными.

Конкретный перечень документов, которыми организация может подтвердить понесенные затраты, законодателем не установлен. Общим требованием подтверждения затрат для целей налогового учета является наличие первичных документов.

Согласно ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Эти же документы служат и подтверждением данных налогового учета (ст. 313 НК РФ, письмо УФНС России по г. Москве от 27.09.2005 N 20-12/68675).

В соответствии с п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

– наименование документа;

– дату составления документа;

– наименование организации, от имени которой составлен документ;

– содержание хозяйственной операции;

– измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

– наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

– личные подписи указанных лиц.

Таким образом, для признания расходов организации документально обоснованными первичные документы должны быть оформлены в соответствии с положениями п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ. Такой вывод подтверждается постановлением ФАС Московского округа от 22.04.2010 N КА-А40/2561-10 по делу N А40-25205/09-75-93 (определением ВАС РФ от 31.08.2010 N ВАС-7524/10 отказано в передаче данного дела на пересмотр в порядке надзора).

Форма N АО-1 "Авансовый отчет" (утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55) используется для учета денежных средств, выданных под отчет на административно-хозяйственные нужды и командировки. Указаниями по заполнению авансового отчета предусмотрено, что на оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень приложенных документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним.

Документами, подтверждающими произведенные расходы, могут быть:

– документы, подтверждающие получение материальных ценностей, факт потребления работ, оказания услуг (товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг), торгово-закупочные акты при покупке материальных ценностей у физических лиц);

– документы, подтверждающие факт оплаты материальных ценностей, работ, услуг.

Документами, подтверждающими факт оплаты материальных ценностей (работ, услуг), являются чеки контрольно-кассовой техники (ККТ), квитанции к приходным кассовым ордерам (ПКО), документы, оформленные на бланках строгой отчетности (БСО), а при приобретении услуг у организаций и индивидуальных предпринимателей (ИП) - плательщиков ЕНВД, не подпадающих под действие п.п. 2 и 3 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон N 54-ФЗ), – товарный чек, квитанция и другие документы, соответствующие установленным требованиям.

Бланки строгой отчетности

Пункт 2 ст. 2 Закона N 54-ФЗ предусматривает, что организации и ИП в соответствии с порядком, определяемым Правительством РФ, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих БСО.

Принадлежность к услугам, которые предоставляются населению, следует определять на основании Общероссийского классификатора услуг населению ОК 002-93 (далее - ОКУН), утвержденного постановлением Госстандарта России от 28.06.1993 N 163 (смотрите письма Минфина России от 09.08.2012 N 03-11-06/3/58, от 19.07.2012 N 03-11-11/212, от 26.01.2009 N 03-01-15/1-27, от 10.07.2009 N 03-01-15/6-319).

Таким образом, если предпринимательская деятельность организации или ИП относится к услугам, оказываемым населению, указанным в ОКУН, то они вправе использовать БСО при наличных денежных расчетах с населением (смотрите письма УФНС России по г. Москве от 17.02.2012 N 17-26/014135, от 01.03.2010 N 17-15/020721, от 26.11.2009 N 20-14/2/124206@, от 02.09.2009 N 17-15/091660).

Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 утверждено Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (далее – Положение).

На БСО оформляются в случае оказания услуг населению квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы, приравненные к кассовым чекам (п. 2 Положения).

Реквизиты, которые должен содержать соответствующий документ, приведены в п. 3 Положения, в том числе:

– наименование документа, шестизначный номер и серия;

– наименование и организационно-правовая форма – для организации; фамилия, имя, отчество – для индивидуального предпринимателя;

– место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа юридического лица – иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности);

– идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (ИП), выдавшей документ;

– вид услуги;

– стоимость услуги в денежном выражении;

– размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;

– дата осуществления расчета и составления документа;

– должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации (ИП);

– иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (ИП) (смотрите также письма Минфина России от 16.06.2011 N 03-01-15/4-78, от 27.09.2010 N 03-01-15/7-215, от 08.09.2010 N 03-01-15/7-204, от 03.02.2009 N 03-01-15/1-42, от 27.01.2009 N 03-01-15/1-29, от 11.12.2008 N 03-01-15/12-375).

Минфин России разъясняет, что если иное не предусмотрено п.п. 5 и 6 Положения, организация и ИП, оказывающие услуги населению, для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ, вправе использовать самостоятельно разработанный документ, в котором должны содержаться реквизиты, установленные п. 3 Положения.

Утверждения формы такого документа уполномоченными федеральными органами исполнительной власти не требуется (письма Минфина России от 21.01.2009 N 03-01-15/1-18, от 19.01.2009 N 03-01-15/1-14, от 15.12.2008 N 03-01-15/12-376, от 22.08.2008 N 03-01-15/10-303, от 20.08.2008 N 03-01-15/9-294).

Согласно п. 4 Положения бланк документа может быть изготовлен либо типографским способом, либо сформирован с использованием автоматизированных систем.

При этом изготовленный типографским способом бланк документа должен содержать сведения об изготовителе бланка документа: сокращенное наименование типографии, ИНН, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж (смотрите также письмо Минфина России от 27.01.2009 N 03-01-15/1-29).

Таким образом, организации или ИП, оказывающие услуги населению, указанные в ОКУН, вправе выдавать при наличных денежных расчетах населению документы в виде БСО. БСО может быть изготовлен, в том числе, и типографским способом и должен содержать обязательные реквизиты, указанные в п. 3 Положения, а также сведения об изготовителе (типографии) бланка документа, предусмотренные в абзаце 2 п. 4 Положения.

В соответствии с ОКУН к услугам населению относятся:

– услуги почтовой связи (код - 031100);

– техническое обслуживание и ремонт транспортных средств (код 017000).

Соответственно, отделения почты, организации и ИП, осуществляющие техническое обслуживание и ремонт транспортных средств, при оказании услуг населению могут осуществлять расчеты без применения контрольно-кассовой техники при условии выдачи соответствующего БСО.

Таким образом, в рассматриваемом случае и почтовая квитанция, и почтовая накладная могут являться БСО при соблюдении п. 3 Положения.

Отметим, что при осуществлении ремонта автомобилей специализированными сервисными мастерскими оформление договора на выполнение работ производится в соответствии с требованиями п. 15 Правил оказания услуг (выполнения работ) по техническому обслуживанию и ремонту автомототранспортных средств, утвержденных постановлением Правительства РФ от 11.04.2001 N 290.

Такой договор заключается в письменной форме (заказ-наряд, квитанция или иной документ) и должен содержать, в частности, перечень оказываемых услуг (выполняемых работ), а также перечень запасных частей и материалов, предоставленных исполнителем, их стоимость и количество.

Соответственно, на наш взгляд, заказ-наряд или квитанция, приложенные подотчетным лицом к авансовому отчету, являются документами, подтверждающими произведенные расходы работника.

Обращаем Ваше внимание, что если форма бланков, предъявленных подотчетным лицом, не отвечает требованиям, предусмотренным Положением (например, не указан ИНН организации или отсутствует номер бланка), во избежание возникновения спорных ситуаций с контролирующими органами подотчетному лицу целесообразно приложить либо кассовый чек, либо уточненный БСО.

Товарный чек

В соответствии с п. 2.1 ст. 2 Закона N 54-ФЗ организации и ИП, являющиеся плательщиками ЕНВД для отдельных видов деятельности, не подпадающие под действие п. 2 и п. 3 ст. 2 Закона N 54-ФЗ, при осуществлении видов предпринимательской деятельности, установленных п. 2 ст. 346.26 НК РФ, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ при условии выдачи по требованию покупателя (клиента) документа (товарного чека, квитанции или другого документа, подтверждающего прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу)).

Указанный документ выдается в момент оплаты товара (работы, услуги) и должен содержать следующие сведения:

– наименование документа;

– порядковый номер документа, дату его выдачи;

– наименование для организации (фамилия, имя, отчество - для индивидуального предпринимателя);

– идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей (выдавшему) документ;

– наименование и количество оплачиваемых приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг);

– сумму оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты, в рублях;

– должность, фамилию и инициалы лица, выдавшего документ, и его личную подпись.

Таким образом, плательщики ЕНВД (за исключением упомянутых в п.п. 2 и 3 ст. 2 Закона N 54-ФЗ) вправе осуществлять наличные денежные расчеты без применения ККТ.

При этом документальным подтверждением затрат будет являться товарный чек при условии соответствия его реквизитов критериям, указанным в п. 2.1 ст. 2 Закона N 54-ФЗ (смотрите также письма Минфина России от 19.01.2010 N 03-03-06/4/2, от 11.11.2009 N 03-01-15/10-499, от 06.11.2009 N 03-01-15/10-492, от 22.10.2009 N 03-01-15/9-470, от 01.09.2009 N 03-01-15/9-436).

В письмах Минфина России от 11.02.2009 N 03-11-06/3/28, УФНС России по Краснодарскому краю от 04.03.2010 N 12-2-12/0510 разъяснено, что товарный чек является одним из первичных документов, на основании которого покупатель может подтвердить факт оплаты товара, приобретенного по договору розничной купли-продажи (ст. 493 ГК РФ).

Аналогичные разъяснения в отношении учета товарных чеков даются Минфином России и налогоплательщикам, применяющим УСН (смотрите письмо Минфина России от 18.05.2012 N 03-11-06/2/69).

Таким образом, наличие товарного чека является достаточным основанием для того, чтобы товарно-материальные ценности (работы, услуги), приобретенные сотрудником за наличный расчет, были приняты к учету, а затраты на их приобретение были учтены в составе расходов, при условии соответствия товарного чека требованиям, предъявляемым к оформлению первичных документов, и документам, подтверждающим прием денежных средств.

К сведению:

Нормами действующего законодательства РФ для организаций и ИП, являющихся плательщиками ЕНВД, не предусмотрена обязанность представлять своим контрагентам документы, подтверждающие факт применения системы обложения в виде ЕНВД.