Или необходимо заключить договор аренды транспортного средства между предприятием и физическим лицом-работником предприятия?

Уважаемая Аня!

Компенсация не может выплачиваться любому сотруднику фирмы, использующему свой автомобиль. Денежная компенсация положена только тем сотрудникам, работа которых связана с постоянными служебными разъездами (например, курьер, менеджер, исполнительный директор и т. д.). Разъездной характер работы должен быть закреплен в должностных инструкциях.

Сумму компенсации определяет руководитель организации по договоренности с работником. Как правило, размер компенсации зависит от интенсивности использования и марки автомобиля, который эксплуатируется в служебных целях. Компенсация назначается с учетом того, что работник должен оплатить свои расходы, связанные с покупкой бензина, текущим ремонтом автомобиля и т. д. Поэтому, если сотрудник получает компенсацию, никакие дополнительные деньги, связанные с оплатой расходов по эксплуатации машины, ему не полагаются.

Компенсация начисляется на основании приказа руководителя. Типового бланка для такого приказа нет. Поэтому он составляется в произвольной форме. Как правило, в приказе указывают фамилию, имя и отчество сотрудника, которому назначается компенсация, его должность и ежемесячную сумму компенсации. Для того чтобы получить компенсацию, работники должны представить в бухгалтерию нотариально заверенную копию технического паспорта автомобиля. Если автомобиль используется по доверенности, в бухгалтерию сдается ее копия.

Выдается компенсация один раз в месяц.

Обратите внимание: компенсация не выдается в тех случаях, когда личный автомобиль сотрудником не используется. Например, если сотрудник находится в отпуске, командировке или болеет.

В этом случае сумма компенсации (как в пределах, так и сверх норм) отражается в учете в том же порядке, что и заработная плата сотрудника, которому она выдается (то есть на счетах по учету затрат в корреспонденции со счетом 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»). В этом случае ни какого договора аренды автомобиля не нужно, так как данные отношения регулируются трудовым законодательством. Но так же встречаются случаи, когда предприятие заключает договор аренды транспортного средства с предоставлением услуг по управлению автомобилем или без, но это уже будут гражданско-правовые отношения и здесь размер компенсации не определяется законодательством, здесь сумму договора оговаривают сами стороны.

С уважением,