Требуют штраф за задержку груза на СВХ - кто виноват и что делать?

Добрый день! Я Украинский грузоперевозчик! Перевозим груз по марщруту Днепр (Украина)-Москва (Россия) расстаможка – Смоленская обл. (Красная Горка). Машина вышла на Российскую сторону 28 февраля 2018 г. В 16.30 ч. по Московскому времени. На СВХ машина прибыла 3 марта, документы подали в 17.30 ч. по Московскому времени. С нас как перевозчика требуют штраф. Хотя мы обговаривали с логистической фирмой срок подачи машины на расстаможку 4 марта 2018 г. Письменного документа на руках не имеем где были описаны сроки прибытия на СВХ. Чья вина? Что делать? Спасибо, жду ответа.