Обязанности секретаря - отправка официальных писем с подписями руководства

Вопрос такой: на электронный адрес предприятия приходит письмо, секретарь-делопроизводитель регистрирует его и отдает руководству на рассмотрение. Руководитель отписывает письмо для ответа одному из начальников подчиненного ему звена. После формирования ответа, руководитель подписывает письмо. Далее ситуация: секретарь регистрирует письмо-ответ, но не хочет его отправлять по электронной почте, считая, что это не входит в его обязанности... и отдает письмо тому, кто подготовил текст ответа, чтобы тот сам отправлял его. При этом этот человек имеет только свой электронный ящик и не имеет возможности послать письмо как официальное, так как в случае ответа на это письмо, оно придет на его адрес. Потом, нужно его пересылать на официальный адрес, после чего бежать к секретарю и повторять действия сначала. Правильно ли я понимаю, что секретарь пытается максимально снизить свою и так низкую загрузку, отдавая часть своей работы остальным? И основной вопрос: Кто должен отправлять официальные письма с подписями руководства? Нигде инф. не нашел. Каждый, наверное, прав по-своему: ни у одного, ни у второго не описаны такие моменты в должностных. Вопрос, конечно, организационный, но как будет правильнее? Примечание: документов регламентирующих обязанности (должностной) пока нет (только проект). Секретарь ссылается на "делопроизводство"; документа также нет на предприятии. Если есть документальная инф. по этому вопросу, укажите ресурс. Заранее благодарю!