Нужно ли заключать договор при разовых перевозках на газели и нужно ли его заверять?

Здесь несколько аспектов.

1. Систематическая деятельность направленная на извлечение прибыли признается предпринимательской, даже если лицо не зарегистрировано в качестве индивидуального предпринимателя.

Другими словами, если будет доказано, что человек систематически оказывает платные услуги по перевозке, будут применены все последствия (налоговые и пр.) как если бы регистрация была, но без преимуществ регистрации в качестве ИП.

2. "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта", утвержденный Федеральным законом от 8 ноября 2007 г. N 259-ФЗ, требует, чтобы перевозчиком был ИП или юр.лицо. (ст. 2 )

3. Статья 8. Заключение договора перевозки груза (тот же закон)

1. Заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной. Транспортная накладная, если иное не предусмотрено договором перевозки груза, составляется грузоотправителем.

.....

5. Договор перевозки груза может заключаться посредством принятия перевозчиком к исполнению заказа, а при наличии договора об организации перевозок грузов - заявки грузоотправителя.

6. Обязательные реквизиты заказа, заявки и порядок их оформления устанавливаются правилами перевозок грузов.

"Правила перевозок грузов автомобильным транспортом"

утверждены постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. N 272

6. Перевозка груза осуществляется на основании договора перевозки груза, который может заключаться посредством принятия перевозчиком к исполнению заказа, а при наличии договора об организации перевозки груза - заявки грузоотправителя, за исключением случаев, указанных в пункте 13 настоящих Правил.

Заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной, составленной грузоотправителем (если иное не предусмотрено договором перевозки груза) по форме согласно приложению N 4 (далее - транспортная накладная).

21. Оформление транспортной накладной или заказа-наряда в случае перевозки грузов для личных, семейных, домашних или иных не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности нужд осуществляет перевозчик (фрахтовщик) по согласованию с грузоотправителем (фрахтователем), если иное не предусмотрено соглашением сторон.

Кроме того, ИП или юр.лицо должны оформлять путевой лист.

Вывод: договор в простой письменной форме можно использовать в единичных случаях.

Для систематической деятельности - зарегистрировать ИП или юр.лицо.

ИП в Вашем случае - лучше.

Боятся этого не следует - обязанности не обременительны а преимуществ масса:

- полная легальность;

- возможность безналичных расчетов;

- большее доверие со стороны заказчика;

- заказчикам - юр. лицам удобно работать с ИП или юр.лицом.