Необходимость составления объяснительной за незаполнение данных клиентов - проблемы и решения

Моя последняя должностная инструкция, после некоторых изменений была подписана год назад, На тот момент на предприятии работала 190 человек. Сейчас, после скрытой оптимизации, когда люди увольняются по разным причинам, а вместо них никого не набирают, нас осталось 140, при этом процессы не были оптимизированы, начали вылезать недоделки и ошибки персонала. На текущий момент с меня затребована объяснительная за то, что девочка на входе клиентов не заполнила данные клиентов за одну неделю. Как мне правильно составить объяснительную?