Как правильно сформулировать объяснительную по замечанию головной компании о задержках с отправкой данных для расчета заработной платы?

Буду признательна за консультацию🙏 У подруги ситуация такова: она кадровик, работает локально по фактическому месту расположения фирмы. Бухгалтерия ведётся в головном офисе в Москве там же считают заработную плату она на месте обрабатывает первичку по кадрам и отправляет по программе данные. Систематически бухгалтерия приступает к расчету заработной платы чуть ли не в последний момент хотя подруга отправляет данные раньше как предусмотрено графиком передачи данных почти за неделю, но бывают отклонения когда какие то заявления от сотрудников поступают с опозданием или больничные день в день-тогда передача данных день в день происходит. От головной компании из бухгалтерии поступило замечание по электронной почте на имя директора, что данные для расчета передаются с отклонениями от графика и создаются риски задержки зарплаты. Директор вызвал подругу, требует написать объяснительную по замечанию. Что в объяснении писать ума не приложим, вроде как в письме нет запроса на предоставление объяснительной, но директор сказала что даёт два дня чтоб написать объяснительную. Подскажите пожалуйста, как лучше сформулировать это объяснение чтобы подруге не подставляться и указать на непричастность задержек с отправкой данных. Спасибо!